Opis wymagań stawianych weryfikatorom środowiskowym EMAS

Wymagania akredytacji weryfikatorów środowiskowych, są ściśle określone w artykule 4 Rozporządzenia EMAS.

Weryfikator środowiskowy systemu EMAS powinien legitymować się wykształceniem wyższym technicznym, ekonomicznym, prawniczym lub innym w zakresie ochrony środowiska (w tym także wykształceniem wyższym w innym zakresie, odpowiednim studium podyplomowym w zakresie prawa, ochrony środowiska, studiów technicznych).
Powinien posiadać doświadczenie zawodowe na stanowisku związanym z problematyką ochrony środowiska, a także wykazać się praktyczną znajomość procesów i technologii danej branży.
Niezwykle istotną kwestią w zakresie wymagań stawianych weryfikatorom jest znajomość i doświadczenie w zakresie systemów zarządzania środowiskowego. Z uwagi na to, że weryfikator dokonuje analizy systemu zarządzania środowiskowego organizacji odnośnie zgodności z wymaganiami normy ISO 14001, powinien posiadać wiedzę na ten temat.
Znajomość wymagań i metodologii audytu środowiskowego oraz przeprowadzania weryfikacji deklaracji środowiskowej to niezbędny element związany z wykonywaniem pracy weryfikatora środowiskowego.
Zgodnie z wymaganiami Załącznika V Rozporządzenia EMAS weryfikator środowiskowy powinien wykazać się znajomością wymagań prawa środowiskowego właściwych dla rodzaju działalności poddawanej weryfikacji oraz wykazać się znajomością i wiedzą na temat zagadnień środowiskowych, w tym zagadnień dotyczących zrównoważonego rozwoju.
Bezstronność, niezależność i wiarygodność są bezwzględnie wymagane od weryfikatora systemu EMAS. Nie może on być powiązany w żaden sposób (komercyjny, handlowy, czy finansowy) z weryfikowaną organizacją.

Procedura akredytacji weryfikatorów środowiskowych EMAS

Akredytacja weryfikatorów środowiskowych odbywa się w oparciu o ogólne zasady kompetencji opisane w Załączniku V Rozporządzenia EMAS.
Rozporządzenie EMAS 761/2001 oraz ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. Nr 166 poz. 1360 z późniejszymi zmianami) umożliwiają akredytację zarówno weryfikatorów instytucjonalnych (jednostki certyfikujące systemy zarządzania) jak i weryfikatorów indywidualnych.
Polskie Centrum Akredytacji, które pełni w Polsce rolę organu akredytującego opracowało Program akredytacji weryfikatorów środowiskowych (systemu EMAS).
Program ten szczegółowo określa zasady udzielania i utrzymywania akredytacji weryfikatorów.
Zakres akredytacji zarówno weryfikatorów indywidualnych, jak i instytucjonalnych określa się w odniesieniu do branż opisanych kodami PKD/NACE.

Podmioty ubiegające się o akredytację jako weryfikatorzy instytucjonalni, składając wniosek o akredytację (druk FA-01) dołączają następujące dokumenty:

Osoby indywidualne, ubiegające się o akredytację jako weryfikatorzy indywidualni, składając odpowiedni wniosek o akredytację (druk FA-01) dołączają następujące dokumenty:

W procesie akredytacji weryfikatorów instytucjonalnych i indywidualnych oceniana jest zarówno kompetencja poszczególnych osób jak również działanie systemu zarządzania jakością. O ocenie zarówno weryfikatorów indywidualnych jak i instytucjonalnych decydują następujące elementy:

Wymagania akredytacyjne dla weryfikatorów instytucjonalnych.

Wymagania te zostały określone na podstawie Ustawy z 12 marca 2004 r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz. U. z 2004 r. Nr 70, poz.631), Rozporządzenia (WE) Nr 761/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 marca 2001 r. dopuszczającego dobrowolny udział organizacji w systemie zarządzania środowiskowego i audytu we Wspólnocie (EMAS) a także wymagań ogólnych dotyczących jednostek prowadzących ocenę oraz certyfikację/rejestrację systemów zarządzania środowiskowego zawartych w Przewodniku ISO/IEC Nr 66:1999, ogólnych wytycznych dotyczących akredytacji jednostek certyfikujących systemy zarządzania środowiskowego w odniesieniu do wymagań Przewodnika ISO/IEC Nr 66 (tłumaczenie EA-7/02), polityki PCA dotyczącej zapewnienia spójności pomiarowej (zgodnej z dokumentami : ILAC –P10:2002 oraz EA-4/07) oraz wytycznych dotyczących audytowania systemów zarządzania jakością/lub zarządzania środowiskowego opisanych w normie PN-EN ISO 19011:2003.

Warunkiem udzielenia i utrzymania akredytacji weryfikatora instytucjonalnego jest zatrudnianie (przez jednostkę certyfikującą systemy zarządzania ubiegającą się o akredytację w zakresie weryfikacji systemu EMAS) na etacie co najmniej jednego akredytowanego weryfikatora i przeprowadzenie przez niego przynajmniej jednej weryfikacji w ciągu 24 miesięcy.
Weryfikator instytucjonalny, akredytowany lub ubiegający się o akredytację musi posiadać odpowiedni personel do weryfikacji organizacji w konkretnych branżach, adekwatnie do kodów PKD/NACE. Każda z osób wykonująca pracę dla jednostki certyfikującej posiadającej akredytację PCA powinna być zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony, na podstawie kontraktu lub w innej formie regulującej długoterminowe zobowiązania stron. Weryfikator instytucjonalny musi posiadać zespoły przeprowadzające weryfikację wymagań Rozporządzenia EMAS, w skład których wchodzi co najmniej jedna osoba będąca uprawnionym weryfikatorem EMAS.
Należy zaznaczyć, że weryfikator instytucjonalny nie może prowadzić konsultacji i weryfikacji systemu EMAS u tego samego klienta, z uwagi na pojawiający się bezpośredni konflikt interesów.

Wymagania akredytacyjne dla weryfikatorów indywidualnych.

Wymagania te zostały określone na podstawie Ustawy z 12 marca 2004 r. o krajowym systemie ekozarządzania i audytu (EMAS) (Dz. U. z 2004 r. Nr 70, poz.631), Rozporządzenia (WE) Nr 761/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 19 marca 2001 r. dopuszczającego dobrowolny udział organizacji w systemie zarządzania środowiskowego i audytu we Wspólnocie (EMAS), a także ogólnych wytycznych dotyczących akredytacji jednostek certyfikujących systemy zarządzania środowiskowego w odniesieniu do wymagań zawartych w Przewodniku ISO/IEC Nr 66:1999 (tłumaczenie EA-7/02), polityki PCA dotyczącej zapewnienia spójności pomiarowej (zgodnej z dokumentami : ILAC –P10:2002 oraz EA-4/07) wytycznych dotyczących audytowania systemów zarządzania jakością/lub zarządzania środowiskowego opisanych w normie PN-EN ISO 19011:2003 oraz wymagań dla weryfikatorów indywidualnych zawartych w Załączniku 1 Programu akredytacji weryfikatorów środowiskowych (systemu EMAS).
Zgodnie z wytycznymi weryfikator indywidualny powinien wdrożyć i utrzymywać uproszczony system zarządzania jakością i opisać go w Księdze Jakości.
Księga Jakości powinna zawierać krótki opis statusu prawnego weryfikatora, opis kwalifikacji i doświadczenia oraz politykę i procedury realizacji procesów związanych z walidacją norm środowiskowych. Księga Jakości powinna zawierać politykę i procedury rozpatrywania reklamacji i odwołań oraz rozstrzygania spraw spornych.
Weryfikator powinien zastosować system jakości odpowiedni do rodzaju, zakresu i ilości wykonywanej pracy. System jakości powinien być udokumentowany, zaś weryfikator powinien zapewnić skuteczne wdrożenie udokumentowanych procedur i instrukcji systemu jakości. Powinien zdefiniować politykę jakości włącznie z celami i ich realizacją.
Wymagana jest również deklaracja bezstronności w przypadku potencjalnego konfliktu interesów. Weryfikator powinien zapewnić, że jego działania nie wpływają na poufność, obiektywność lub bezstronność prowadzonej weryfikacji. Wiąże się to z posiadaniem procedur i przyjęciem odpowiedniej polityki oddzielającej weryfikację od wszelkiej innej działalności, w którą jest zaangażowany. Polityka i procedury, zgodnie z którymi działa, nie powinny być dyskryminujące i nie powinny być stosowane w sposób dyskryminujący. Weryfikator powinien także przedstawić wszystkie inne formy działalności gospodarczej oraz inne formalne lub nieformalne powiązania dotyczące udzielanych konsultacji lub weryfikatorów środowiskowych. Podobnie jak weryfikator instytucjonalny nie może prowadzić konsultacji i weryfikacji systemu EMAS u tego samego klienta ze względu na bezpośredni konflikt interesów. W przypadku weryfikatora indywidualnego nie ma zastosowania podwykonawstwo.
Warunkiem udzielenia i utrzymywania akredytacji weryfikatora indywidualnego jest przeprowadzenie przynajmniej jednej weryfikacji w ciągu 24 miesięcy.

Egzamin

Każdy kandydat na weryfikatora (indywidualnego oraz instytucjonalnego) musi przystąpić do egzaminu organizowanego przez PCA. Egzamin obejmuje problematykę znajomości wymagań prawnych w zakresie ochrony środowiska w Polsce oraz zagadnień związanych z wymaganiami Rozporządzenia EMAS.
Z oceny egzaminu sporządzany jest raport, który wraz z pełną dokumentacją kandydata jest przekazywany do zaopiniowania do Komitetu Technicznego ds. EMAS przy PCA. W oparciu o opinię Komitetu, Kierownik Biura ds. Akredytacji podejmuje decyzję w sprawie udzielenia lub odmowy udzielenia akredytacji.
Uzyskany certyfikat akredytacji wraz z wnioskiem o wpis podmiotu do rejestru weryfikatorów środowiskowych należy przedłożyć Ministrowi Środowiska. Ten dokonuje wpisu do rejestru akredytowanych weryfikatorów środowiskowych systemu EMAS.
Po udzieleniu akredytacji i wpisaniu na listę uprawnionych weryfikatorów, każdy akredytowany weryfikator jest zobowiązany do zgłoszenia do Polskiego Centrum Akredytacji pierwszej weryfikacji. PCA uczestniczy w obserwacji przeprowadzanej weryfikacji, a negatywny wynik oceny skutkuje cofnięciem akredytacji danego weryfikatora.

Zakres akredytacji

Zakres akredytacji weryfikatora instytucjonalnego może być rozszerzony o inne branże po przedstawieniu przez niego udokumentowanych dowodów na posiadanie kompetentnego personelu. Ograniczenie zakresu akredytacji następuje w wypadku utraty kompetencji do prowadzenia działalności weryfikacyjnej w danej branży.
Zakres akredytacji weryfikatora indywidualnego może być rozszerzony w wypadku uzyskania kompetencji do prowadzenia weryfikacji w danej branży.
Zawieszenie akredytacji zarówno weryfikatora instytucjonalnego jak i indywidualnego może nastąpić w sytuacji gdy nie zostanie przeprowadzona żadna weryfikacja w okresie 24 miesięcy. Zawieszenie nie może być dłuższe niż 12 miesięcy i nie powoduje skreślenia weryfikatora indywidualnego z listy uprawnionych weryfikatorów. Wznowienie akredytacji po zawieszeniu następuje po pozytywnym wyniku obserwacji pracy weryfikatora. W razie braku możliwości obserwacji przez PCA pracy weryfikatora indywidualnego w okresie 12 miesięcy od chwili zawieszenia akredytacji, akredytacja zostaje cofnięta, a weryfikator wykreślony z rejestru Ministra Środowiska.

Informacje o funkcjach weryfikatora środowiskowego

Zgodnie z Rozporządzeniem EMAS weryfikator środowiskowy w zakresie swojej akredytacji przeprowadza weryfikację systemu zarządzania środowiskowego oraz zatwierdza deklarację środowiskową organizacji ubiegającej się o rejestrację w systemie.
Przed wizytą w organizacji weryfikator środowiskowy powinien zapoznać się z dokumentacją obejmującą podstawowe informacje o weryfikowanej organizacji.
Powinien także zapoznać się z polityką środowiskową i programem środowiskowym organizacji, opisem systemu zarządzania środowiskowego, ze szczegółami dotyczącymi przeglądu środowiskowego lub przeprowadzonego audytu, sprawozdaniem z przeglądu i audytu oraz w sprawie podjętych działań korygujących oraz projektem deklaracji środowiskowej.
Podczas pierwszej weryfikacji na terenie organizacji ubiegającej się o rejestrację w systemie EMAS weryfikator sprawdza czy organizacja przeprowadziła przegląd środowiskowy i czy w związku z tym zidentyfikowała bezpośrednie i pośrednie aspekty środowiskowe.
Są to wymagania szczegółowo określone w Załącznikach VI i VII do Rozporządzenia EMAS.
Zgodnie z nimi weryfikator szuka dowodów na to czy organizacja przeprowadziła analizę wszystkich aspektów środowiskowych wynikających z prowadzonych działań, wytwarzanych wyrobów i prowadzonych usług.
Weryfikator w ramach swych obowiązków sprawdza czy system zarządzania środowiskowego wdrożony przez organizację spełnia wymagania Załącznika I do Rozporządzenia EMAS.
Do zadań weryfikatora należy sprawdzenie czy przeprowadzane przez organizację audyty wewnętrzne spełniają wymagania określone w Załączniku II do Rozporządzenia EMAS, a w szczególności czy zaplanowany program audytu i jego realizacja obejmują te obszary, które w najbardziej znaczący sposób oddziałują na środowisko.
Weryfikator dokonuje weryfikacji przeglądu zarządzania na poziomie kierownictwa w organizacji.
Weryfikator zapewnia również, aby organizacja posiadała stosowne procedury kontrolujące aspekty działalności, które podlegają wymaganiom prawa oraz że te procedury są wystarczające dla zapewnienia zgodności prawnej. Na zasadzie próbkowania stwierdza również czy zgodność z właściwymi wymaganiami prawa jest utrzymywana.
Do zadań weryfikatora środowiskowego należy także sprawdzenie rzetelności, wiarygodności i prawidłowości danych i informacji zawartych w deklaracji środowiskowej.
Weryfikator dokonuje weryfikacji również innych informacji, które podlegają zatwierdzeniu. Wymaga to dogłębnej analizy danych źródłowych przedstawionych przez organizację.
Weryfikator środowiskowy nie zatwierdzi deklaracji środowiskowej, jeżeli podczas weryfikacji stwierdzi, że którekolwiek z wymagań nie jest spełnione. Uniemożliwi to zarejestrowanie organizacji w systemie EMAS.
Rozporządzenie EMAS wymaga, aby weryfikator środowiskowy przygotował program audytów weryfikacyjnych gwarantujący, że wszystkie wymagane obszary są weryfikowane nie rzadziej niż co 36 miesięcy. Odstępy między kolejnymi wizytami weryfikatora w organizacji nie powinny przekraczać okresu 12 miesięcy.
Zgodnie z Wytycznymi dla weryfikatorów w sprawie weryfikacji, zatwierdzania i częstotliwości audytu opublikowanymi przez Komisję Europejską możliwe jest zmniejszenie częstotliwości publikowania aktualizacji deklaracji środowiskowej jedynie w przypadku małych organizacji, których działalność, produkty lub usługi nie wiążą się z poważnymi zagrożeniami dla środowiska, w których nie miały miejsca znaczące zmiany w systemie zarządzania środowiskowego, a z działalnością, produktami lub usługami nie są związane znaczące wymagania prawne oraz ważne kwestie lokalne.
Jedynie w takim przypadku weryfikator może wymagać od organizacji publikowania aktualnej wersji deklaracji nie rzadziej niż raz na 3 lata.
W przypadku istotnych zmian systemu zarządzania środowiskowego lub innych w działalności organizacji może pojawić się konieczność przeprowadzenia dodatkowych audytów weryfikacyjnych.
Mają one zapewnić zachowywanie przez organizację ciągłości w zakresie zgodności z wymaganiami Rozporządzenia EMAS. Oznacza to, że deklaracje środowiskowe muszą być zatwierdzane tak często, jak są aktualizowane.
W trakcie kolejnych audytów weryfikacyjnych, weryfikator zwraca szczególną uwagę na te elementy, które podczas wcześniejszego audytu nie były całkowicie zgodne z wymaganiami Rozporządzenia EMAS. W trakcie audytu weryfikator sprawdzi czy logo EMAS było wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Weryfikacja organizacji oprócz badania dokumentacji, obejmuje również wywiad z pracownikami oraz przedstawienie propozycji rozwiązania przez organizację problemów poruszonych w przygotowywanym przez weryfikatora sprawozdaniu. Kierownictwo organizacji powinno dokładnie przeanalizować przedstawione sprawozdanie pod kątem podjęcia działań korygujących.

strona do druku