Lekcja 3 - Koncepcja systemu zarządzania środowiskowego

3.1 Historia i rozwój systemów zarządzania środowiskowego (SZŚ)

Systemy zarządzania środowiskowego zostały opracowane jako narzędzie samoregulacji w przemyśle. Pierwsza norma dotycząca programów zarządzania środowiskowego, BS 7750, została wprowadzona w Wielkiej Brytanii w roku 1992. U jej podstaw legły takie same zasady jak w przypadku obowiązujących norm zarządzania jakością z serii ISO 9000, jak również charakteryzowała się ona taką samą strukturą.

W tym samym czasie Komisja Europejska rozpoczęła opracowywanie propozycji regulacji w Unii Europejskiej. Było nim wspomniane wcześniej Rozporządzenie EMAS.

W międzyczasie, Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna (ISO) rozpoczęła prace nad normą w zakresie systemów zarządzania środowiskowego (SZŚ) i wprowadziła w roku 1996 normę ISO 14001.

W 2001 r. Unia Europejska przyjęła znowelizowane Rozporządzenie EMAS, tzw. EMAS II.

Nową wersję ISO 14001:2004 opublikowano 15 listopada 2004 roku, wprowadzając nowe wymagania w zakresie pewnych zagadnień (zgodności z wymaganiami prawa, określenie aspektów, zadań i celów środowiskowych, jak również programów środowiskowych, itp.)

Obecnie ISO 14001 i Rozporządzenie EMAS stanowią dwie najważniejsze normy w zakresie zarządzania środowiskowego i prawdopodobnie utrzymają taki charakter przez wiele lat. ISO 14001 jest normą międzynarodową, natomiast Rozporządzenie EMAS jest aktem prawnym umożliwiającym rejestrację organizacji w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Zarówno rejestracja w systemie EMAS jak i uzyskanie certyfikatu zgodności z normą ISO 14001 uznawane jest za dowód systemowego podejścia do zagadnień ochrony środowiska.

3.2 Zasady działania systemu zarządzania środowiskowego

System zarządzania środowiskowego jest narzędziem pozwalającym na stałe ograniczanie oddziaływań na środowisko przy jednoczesnej optymalizacji wykorzystania zasobów organizacji. Skuteczny system zarządzania środowiskowego w organizacji można porównać do dobrego systemu księgowego, który umożliwia wczesną identyfikację problemów, sprawne wdrażanie działań doskonalących i pośrednio poprawę wyników finansowych. Stosowanie SZŚ opartych na wymaganiach normy ISO 14001 czy Rozporządzenia EMAS jest całkowicie dobrowolne.
Rozporządzenie EMAS kładzie szczególnie duży nacisk na to, żeby funkcjonowanie SZŚ było nakierowane na osiąganie wymiernych efektów w ochronie środowiska. W Polityce ekologicznej państwa na lata 2003-2006 z uwzględnieniem perspektywy na lata 2007-2010 znalazł się zapis, mówiący, że warunkiem urzeczywistnienia nadziei związanych z zarządzaniem środowiskowym jest m.in. „zwracanie większej uwagi przez podmioty wdrażające systemy oraz przez jednostki weryfikujące i certyfikujące na spełnianie tych wymagań systemowych, które dotyczą uzyskiwania ciągłej poprawy w zakresie oddziaływania organizacji na środowisko (a nie tylko tych, które odnoszą się do zidentyfikowania istotnych problemów środowiskowych, wypracowania i wdrożenia odpowiednich procedur postępowania oraz prowadzenia w ramach systemu wymaganej dokumentacji).”

Rozporządzenie EMAS definiuje system zarządzania środowiskowego jako: „część ogólnego systemu zarządzania, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, zakres odpowiedzialności, zasady postępowania, procedury, procesy i środki służące rozwijaniu, wykonywaniu, osiąganiu, przeglądaniu i utrzymaniu polityki środowiskowej.”

Definicja ta wskazuje, że SZŚ powinien być integralną częścią całego systemu zarządzania organizacją, co oznacza powiązanie z pozostałymi innymi elementami systemu zarządzania, np. planowaniem strategicznym i operacyjnym, zarządzaniem finansami i informacją. Definicja odnosi się do polityki środowiskowej, w której kierownictwo organizacji powinno zobowiązać się do przestrzegania trzech podstawowych zasad, na których opiera się koncepcja SZŚ. Należą do nich:

• utrzymanie zgodności z wymaganiami prawa w zakresie ochrony środowiska,
• zapobieganie zanieczyszczeniom,
• ciągłe doskonalenie.

Zasady te stanowią fundament, na którym powinien opierać się SZŚ.

Zgodność z wymaganiami prawa

Utrzymywanie zgodności z wymaganiami prawa stanowi wyznacznik poziomu oddziaływania na środowisko, jaki jest akceptowany przez organizacje, które wdrożyły SZŚ. W praktyce może to oznaczać (uwzględniając ciągłe doskonalenie) uzyskiwanie wyników lepszych niż wymaga tego prawo. Organizacje ubiegające się o rejestrację w systemie EMAS lub certyfikat zgodności z normą ISO 14001 powinny być w stanie wykazać, że znają i spełniają stosowne wymagania prawa dotyczące ich działań, wyrobów i usług. W świetle dynamicznych zmian, jakie zachodzą w tym obszarze, system zarządzania środowiskowego przyczyni się do lepszego przygotowania organizacji do nowych, zaostrzonych przepisów, jak również pomoże śledzić najświeższe zmiany w obowiązujących przepisach w zakresie ochrony środowiska.

Zapobieganie zanieczyszczeniom

Organizacja, która wdrożyła SZŚ, powinna w swoich działaniach wybierać rozwiązania zapobiegające powstaniu zanieczyszczeń, a nie tylko zatrzymujące powstałe zanieczyszczenia przed przedostaniem się do środowiska.

Rozporządzenie EMAS definiuje „zapobieganie zanieczyszczeniom” jako: „stosowanie procesów, sposobów postępowania, materiałów lub wyrobów, które pozwalają na unikanie, zmniejszenie lub kontrolę zanieczyszczenia, do których można włączyć recykling, oczyszczanie, zmiany w procesach, mechanizmy kontroli, racjonalne wykorzystywanie zasobów i stosowanie materiałów zastępczych.”

Zapobieganie zanieczyszczeniom koncentruje się na podstawowych przyczynach problemów dotyczących środowiska, a nie na usuwaniu skutków ich powstania. Oznacza to, że w ramach działań prewencyjnych podejmowane są przede wszystkim próby wyeliminowania źródła zanieczyszczenia, aby nie dopuścić do powstania problemu i rozwiązywania go po zakończeniu procesu produkcyjnego, czyli ogranicza się znaczenie tzw. rozwiązań „końca rury”. Rozwiązania „końca rury”, w przeciwieństwie do prewencji, skupiają się na oczyszczaniu zanieczyszczeń na końcu procesu produkcyjnego, na przykład poprzez usuwanie zanieczyszczeń w oczyszczalniach lub przy pomocy urządzeń zmniejszających emisje do atmosfery itp. Rozwiązania „końca rury” są zwykle bardziej kosztowne, gdyż wymagają

1. inwestycji w urządzenia do zmniejszania ilości/ usuwania zanieczyszczeń,
2. zagospodarowania odpadów po procesie oczyszczania (na przykład osadów z oczyszczalni ścieków) oraz
3. obsługi i konserwacji urządzeń wymagającej energii, zasobów i nakładów pracy.

Natomiast zapobieganie zanieczyszczeniom zapewnia często osiągnięcie znacznych oszczędności. Metody te pozwalają na:

1. oszczędność energii i zasobów (np. surowców, wody),
2. mniejszenie negatywnych skutków dla środowiska wynikających z pozyskiwania tych zasobów,
3. poprawę zdrowia i bezpieczeństwa pracowników poprzez ograniczenie kontaktu z materiałami toksycznymi czy niebezpiecznymi,
4. zmniejszenie kosztów kontroli zanieczyszczeń i gospodarki odpadami (które będą wzrastać ze względu na zaostrzające się przepisy w zakresie ochrony środowiska) oraz ewentualnej odpowiedzialności za zanieczyszczenie środowiska.

W praktyce zapobieganie zanieczyszczeniom oznacza optymalizację procesu, zwiększanie efektywności energetycznej, właściwy dobór materiałów i surowców oraz stosowanie surowców zastępczych, zmiany w projekcie wyrobu, stosowanie recyklingu wewnętrznego i zewnętrznego, ograniczenie stosowania materiałów toksycznych, itp.

Ciągłe doskonalenie

Rozporządzenie EMAS definiuje „ciągłe doskonalenie efektów działalności środowiskowej” jako: „proces poprawy, z roku na rok, wymiernych efektów działania systemu zarządzania środowiskowego związanych z prowadzonym przez organizację zarządzaniem jej znaczącymi aspektami środowiskowymi, opartym na polityce środowiskowej, celach i zadaniach; poprawa wyników nie musi następować we wszystkich sferach działalności równocześnie.”

Organizacja, starająca się o rejestrację w systemie EMAS, musi być w stanie wykazać, że proces ciągłego doskonalenia ma charakter powtarzalny, tzn. nie jest działaniem jednorazowym. Ciągłe doskonalenie dotyczy elementów SZŚ, ale musi skutkować realnym ograniczeniem wpływu na środowisko.

Działania mające na celu ciągłe doskonalenie powinny koncentrować się na:

• identyfikowaniu obszarów, dla których należy opracować, poprawić i podnieść skuteczność systemu zarządzania środowiskowego. Na przykład po kilku latach przychodzi moment, gdy trzeba wyeliminować pewne procedury i instrukcje, które nie mają już zastosowania i zastąpić je innymi,
• systematycznym poszukiwaniu możliwości praktycznego ograniczenia oddziaływania na środowisko i przyjmowaniu nowych celów w zakresie ochrony środowiska,
• systematycznym identyfikowaniu i eliminowaniu niezgodności z wewnętrznymi i zewnętrznymi wymaganiami,
• systematycznym identyfikowaniu aspektów środowiskowych wymagających nadzoru lub poprawy. Przykładowo po wprowadzaniu udoskonaleń dotyczących aspektów bezpośrednich (np. emisji do powietrza czy zrzutu ścieków z zakładu przemysłowego) można zwracać większą uwagę na pośrednie oddziaływanie na środowisko wynikające z eksploatacji wyrobów, transportu, działań dostawców, itp. 
• szkoleniu personelu, aby zwiększyć efektywność prac środowiskowych, 
• porównywaniu się z innymi firmami działającymi w tej samej branży.

Znormalizowane systemy zarządzania środowiskowego (zgodne z normą ISO14001 lub Rozporządzeniem EMAS) opierają się na modelu “planuj-wykonaj-sprawdź-działaj”, stanowiącym również podstawę wielu innych norm zarządzania, na przykład norm zarządzania jakością ISO 9000 oraz normy OHSAS 18001 dotyczącej zarządzania w zakresie BHP.

Każdy cykl rozpoczyna się od planowania działań na rzecz ograniczenia wpływu na środowisko. W praktyce oznacza to identyfikację problemów środowiskowych oraz ustalenie celów środowiskowych i opracowanie harmonogramu ich realizacji. Ponieważ niemal każde działanie przedsiębiorstwa ma lub może mieć wpływ na środowisko, planowanie działań powinno obejmować wszystkie aspekty działalności organizacji, w tym działania prowadzone poza jego lokalizacją, takie jak zagospodarowywanie odpadów oraz oddziaływania powodowane przez poddostawców.

SZŚ, aby był skuteczny, powinien umożliwiać realizację celów polityki organizacji, które na ogół są ustanawiane przez jej kierownictwo. Zatem w fazie „wykonaj”, czynnikiem krytycznym dla skutecznego wdrożenia SZŚ jest zaangażowanie i wsparcie ze strony kierownictwa. Równie ważne jest wzmacnianie zaangażowania pracowników poprzez podnoszenie ich świadomości i kwalifikacji.

Pod koniec każdego cyklu przeprowadzany jest audyt systemu (faza sprawdź) oraz przegląd wykonywany przez kierownictwo (faza popraw), w wyniku którego założenia systemu zostają weryfikowane i dostosowywane do aktualnej sytuacji, a cykl rozpoczyna się od nowa.

Na schemacie zaznaczono również ważny, dodatkowy instrument opisany w Rozporządzeniu EMAS, czyli deklarację środowiskową. Publikowanie deklaracji ma na celu utrzymywanie dialogu z otoczeniem i przedstawienie osiągnięć organizacji w zakresie ochrony środowiska.

Pierwszy cykl kończy się zazwyczaj weryfikacją SZŚ przez zewnętrznego, akredytowanego weryfikatora, który zatwierdza deklarację środowiskową organizacji. Zatwierdzenie deklaracji jest podstawą do złożenia wniosku o rejestrację w systemie EMAS.

3.3 Rozporządzenie EMAS a norma ISO 14001

Organizacje wdrażające SZŚ często zadają pytanie czy starać się o certyfikat zgodności z normą ISO 14001 czy też o rejestrację w systemie EMAS. Odpowiedź na to pytanie wymaga uwzględniania podstawowych różnic i podobieństw między tymi standardami. Na początek należy stwierdzić, że systemy zarządzania środowiskowego, zgodne zarówno z normą ISO 14001 jak i Rozporządzeniem EMAS, oparte są na tym samym założeniu: niektóre organizacje są skłonne do podejmowania działań wybiegających poza obowiązki wynikające z przepisów prawa i mają ten sam cel: stałe ograniczanie negatywnego oddziaływania na środowisko poprzez stały nadzór nad działaniami, usługami i wyrobami związanymi ze znaczącymi aspektami środowiskowymi oraz stawianie i osiąganie realnych celów w tym zakresie. Przed nowelizacją Rozporządzenia EMAS w 2001 r. analizowano różnice wymagań zawartych w obu dokumentach. Obecnie, ze względu na włączenie treści normy ISO 14001 do Rozporządzenia EMAS, można ograniczyć się do identyfikacji dodatkowych wymagań stawianych organizacjom w systemie EMAS. Wdrożenie SZŚ w oparciu o wymagania normy ISO 14001 można więc traktować jako krok w kierunku rejestracji w systemie EMAS. Wiele różnic między Rozporządzeniem EMAS a normą ISO 14001 ma czysto formalny charakter. W praktyce większość systemów opartych na normie ISO 14001 spełnia niemal wszystkie wymagania Rozporządzenia EMAS. Rozporządzenie EMAS w sposób bardziej szczegółowy określa obowiązki dotyczące przeprowadzenia wstępnego przeglądu środowiskowego, metodyki i częstotliwości audytów wewnętrznych, nadzorowania dostawców i podwykonawców oraz zaangażowania pracowników. W praktyce, różnica między Rozporządzeniem EMAS a normą ISO 14001 polega na obowiązku publikowania deklaracji środowiskowej oraz innym podejściu do zgodności z prawem. Ta ostatnia nie wynika zresztą bezpośrednio z wymagań, ale z faktu, że w procedurę rejestracji w systemie EMAS zaangażowane są organy administracji odpowiedzialne za nadzór nad spełnianiem wymagań prawnych. Organy te mają wpływ na decyzje o rejestracji oraz ewentualnym zawieszeniu bądź wykreśleniu z rejestru. W związku z tym organizacje starające się o rejestrację w systemie EMAS przykładają większą wagę do zgodności z prawem, a fakt rejestracji gwarantuje w większym stopniu zgodność z wymaganiami prawnymi. Ponadto udział w systemie EMAS daje organizacjom skuteczne instrumenty promocji: możliwość stosowania logo oraz wpis do wspólnotowego rejestru EMAS. Rejestr ten umożliwia wszystkim zainteresowanym poszukiwanie partnerów spełniających wysokie standardy w zakresie ochrony środowiska.

Organizacje, które poddały swój SZŚ certyfikacji na zgodność z normą ISO 14001, starając się o rejestrację w systemie EMAS, nie muszą rozpoczynać przygotowań od zera. Ich system spełnia większość wymagań Rozporządzenia EMAS, a akredytowany weryfikator będzie sprawdzał jedynie dodatkowe elementy nie wymagane przez normę ISO 14001. Organizacja może zastosować krótszą ścieżkę wdrażania i weryfikacji w systemie EMAS, pod warunkiem że certyfikat ISO 14001 został wydany przez jednostkę posiadającą akredytację zaakceptowaną przez Komisję Europejską.

Statystyki wskazują, że certyfikacja na zgodność z normą ISO 14001 jest wciąż znacznie bardziej popularna niż rejestracja w systemie EMAS. Trudno jednoznacznie stwierdzić, w jakim stopniu wpływają na ten stan rzeczy dodatkowe wymagania Rozporządzenia EMAS, a w jakim ograniczona do terenu państw członkowskich UE możliwość stosowania Rozporządzenia EMAS.

Biorąc pod uwagę dodatkowe wymagania oraz bardziej szczelny system rejestracji, wydaje się, że rejestracja w systemie EMAS stanowi interesującą alternatywę dla najlepszych organizacji, tj. tych, które chcą osiągnąć więcej niż minimum wymagań określonych w normie ISO 14001. System EMAS oferuje organizacjom także dodatkowe możliwości w zakresie promocji, tj. wpis do unijnego rejestru oraz możliwość korzystania z oficjalnego logo systemu.