Lekcja 5 - Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z rozporządzeniem EMAS

5.1 Proces wdrażania krok po kroku

Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego i doprowadzenie organizacji do rejestracji w systemie EMAS jest procesem składającym się z kilkunastu zasadniczych kroków. Proces ten w zależności od wielkości organizacji i złożoności prowadzonej działalności trwa zwykle od 6 do 18 miesięcy. Kolejność realizacji poszczególnych kroków jest podyktowana powiązaniami między poszczególnymi elementami SZŚ. Zachowanie właściwej kolejności jest jednym z warunków właściwego powiązania poszczególnych elementów SZŚ w spójną całość. Skuteczność systemu zarządzania zależy nie tylko od spełnienia każdego z wymagań Rozporządzenia EMAS z osobna, ale również od zachowania właściwego ciągu logicznego. Poniżej przedstawiono poszczególne kroki związane z wdrażaniem SZŚ wraz z odniesieniami do poszczególnych wymagań Rozporządzenia EMAS. Wymagania te zostały omówione szczegółowo w dalszej części rozdziału. Warto podkreślić, że proces wdrażania SZŚ jest podobny, niezależnie od rodzaju działalności organizacji. W przedsiębiorstwach produkcyjnych i tych, które świadczą usługi materialne (np. budownictwo), różnice mogą wynikać z wielkości organizacji (mierzonej np. liczbą zatrudnionych) oraz liczby znaczących aspektów środowiskowych. Im więcej zatrudnionych i im bardziej złożone problemy środowiskowe, tym proces będzie dłuższy. W organizacjach świadczących usługi niematerialne (w tym instytucje pożytku publicznego) różnice będą widoczne głównie w rodzaju identyfikowanych aspektów.

	Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
1	przedstawiciel kierownictwa	Załącznik I-A, p.A-I.4.1	5.8.
2	zasoby	Załącznik I-A, p.A-I.4.1	5.8.
3	zaangażowanie pracowników	Załącznik I-B, p. 4	5.11.

Krok 3 Identyfikacja aspektów środowiskowych i wymagań zewnętrznych

Wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego wymaga zidentyfikowania problemów (zwanych aspektami środowiskowymi) związanych z działaniami, wyrobami i usługami organizacji oraz wymagań odnoszących się do tych aspektów. Krok ten składa się z trzech podstawowych czynności, które powinny być przeprowadzone w przedstawionym niżej porządku:

1. identyfikacja wszystkich aspektów środowiskowych: bezpośrednich i pośrednich (w tym związanych z potencjalnymi sytuacjami awaryjnymi),

2. identyfikacja wymagań prawnych i innych obowiązujących w organizacji,

3. ocena aspektów środowiskowych i wybór aspektów znaczących.

Kolejność ta wynika z faktu, że wymagania prawne i inne są ważnym kryterium oceny aspektów środowiskowych. Dlatego ocena aspektów powinna nastąpić po zakończeniu identyfikacji wymagań prawnych i innych.

Wymienione działania powinny być podjęte w początkowej fazie wdrażania systemu tak, aby w dalszych krokach procesu można było opierać się na tych kluczowych informacjach. Pierwsza identyfikacja aspektów środowiskowych i wymagań zewnętrznych jest realizowana w formie przeglądu środowiskowego. Norma ISO 14001 nie wymaga przeprowadzania formalnego przeglądu środowiskowego, a jedynie identyfikacji aspektów środowiskowych. Jednak w wielu przypadkach jego przeprowadzenie przyczynia się do lepszego zrozumienia relacji między organizacją a środowiskiem. Przeprowadzenie przeglądu jest jednym z podstawowych wymagań Rozporządzenia EMAS, jednak te organizacje, które wcześniej uzyskały certyfikat zgodności z normą ISO 14001, mogą być zwolnione z tego obowiązku.

W wyniku przeglądu środowiskowego na ogół opracowany zostaje wykaz aspektów środowiskowych, choć to także nie jest wymagane. Przegląd środowiskowy, w zależności od intensywności prac i wielkości organizacji, może trwać od tygodnia do 2 miesięcy. Jest to jeden z tych etapów, w których zaangażowanie osób z zewnątrz daje największe korzyści.

	Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
1	przegląd środowiskowy	Załącznik VII	5.3.
2	aspekty środowiskowe	Załącznik VI	5.3.

Krok 4. Opracowanie polityki środowiskowej

Polityka środowiskowa jest publicznie dostępnym dokumentem określającym intencje organizacji względem środowiska. Opracowanie polityki środowiskowej może rozpocząć się wcześniej, jednak ze względu na to, że powinna ona uwzględniać specyfikę organizacji, celowe jest wstrzymanie się z publikowaniem ostatecznej wersji do zakończenia procesu identyfikacji znaczących aspektów środowiskowych. Treść polityki środowiskowej stanowi bowiem fundament całego systemu. Bardzo istotne jest, aby w opracowanie polityki włączyło się najwyższe kierownictwo organizacji.

	Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
1	polityka środowiskowa	Załącznik I-A, p.A-I.2	5.4.

Krok 5. Opracowanie procedur systemowych 1

Kolejnym krokiem jest opracowanie pierwszej grupy procedur systemowych. Terminem tym określa się procedury wymienione bezpośrednio w Załączniku I-A do Rozporządzenia EMAS. Procedury te nie muszą być udokumentowane, jeżeli organizacja jest w stanie zapewnić, że mimo braku udokumentowania zostaną skutecznie wdrożone. Jeżeli zostaną udokumentowane, powinny podlegać właściwemu nadzorowi. Do grupy procedur, które powinny zostać opracowane w pierwszej kolejności, należą:

1. procedura identyfikacji i oceny aspektów środowiskowych (w tym procedura identyfikacji potencjalnych sytuacji awaryjnych);

2. procedura identyfikacji wymagań prawnych i innych

Uwaga: Pierwsza identyfikacja aspektów środowiskowych oraz wymagań prawnych i innych powinna być przeprowadzona na etapie wstępnego przeglądu środowiskowego. Opracowanie obu wymienionych wyżej procedur ma na celu zapewnienie, że informacje o aspektach środowiskowych oraz wymaganiach zewnętrznych są stale aktualizowane.

1. procedura identyfikacji potrzeb szkoleniowych i prowadzenia szkoleń

Procedura ma na celu zapewnienie, że pracownicy, których praca ma lub może mieć wpływ na środowisko, posiadają niezbędne kompetencje.

4. procedura komunikacji

Procedura ta powinna zapewniać efektywny przepływ informacji między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi oraz między organizacją a jej otoczeniem. Rozporządzenie EMAS kładzie szczególny nacisk na „otwarty dialog” z otoczeniem.

5. procedura nadzoru nad dokumentacją

Procedura ma na celu określenie sposobu zarządzania dokumentami w systemie zarządzania środowiskowego. Jej celem jest zapewnienie, że odpowiednie i aktualne dokumenty są dostępne pracownikom, których dotyczą, oraz, że dokumentacja jest zabezpieczona przed zniszczeniem lub zagubieniem.

W ramach opracowania procedur określa się role, zakresy odpowiedzialności i uprawnień pracowników. Muszą one zostać udokumentowane, niezależnie od tego, jaka decyzja zostanie podjęta w odniesieniu do dokumentowania samych procedur.

	Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
1	procedura identyfikacji i oceny aspektów środowiskowych	Załącznik I-A, p.A-I.3.1	5.5.
2	procedura identyfikacji potencjalnych sytuacji awaryjnych	Załącznik I-A, p.A-I.4.7	5.15.
3	procedura identyfikacji wymagań prawnych i innych	Załącznik I-A, p.A-I.3.2	5.6.
4	procedura identyfikacji potrzeb szkoleniowych i prowadzenia szkoleń	Załącznik I-A, p.A-I.4.2	5.9.
5	procedura komunikacji	Załącznik I-A, p.A-I.4.3	5.10.
6	procedura nadzoru nad dokumentacją	Załącznik I-A, p.A-I.4.5	5.13.
7	określanie ról, zakresów obowiązków i uprawnień	Załącznik I-A, p.A-I.4.1	5.8.

Opracowanie procedur 1-5 ułatwi wdrażanie pozostałych elementów SZŚ. Dlatego w krótkim czasie po ich opracowaniu należy je wdrożyć. Wdrożenie rozpoczyna się od poinformowania lub przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za ich realizację.

Krok 6. Planowanie

Ciągłe doskonalenie jest jedną z najważniejszych zasad funkcjonowania SZŚ. Doskonalenie powinno prowadzić do wymiernych efektów w postaci ograniczania negatywnego oddziaływania na środowisko. Ważnym elementem ciągłego doskonalenia są cele i zadania środowiskowe, a także program ich realizacji. Powinny być one ściśle powiązane z wynikami oceny aspektów środowiskowych oraz treścią polityki środowiskowej.

Ustalenie celów i zadań wymaga zaangażowania zespołu wdrażającego, którego zadaniem jest wskazanie obszarów wymagających poprawy i zaproponowanie konkretnych rozwiązań umożliwiających realizacje celów. Istotne jest, aby w proces ten były zaangażowane osoby/służby uprawnione do podejmowania decyzji finansowych. Cele, zadania i program powinny być udokumentowane, w związku z czym powinny podlegać nadzorowi określonemu w procedurze nadzoru nad dokumentacją.

Opracowanie programu jest związane z ustaleniem i udokumentowaniem ról, zakresów odpowiedzialności i uprawnień.

	Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
1	cele, zadania i programy	Załącznik I-A, p.A-I.3.3	5.7.
2	określanie ról, zakresów obowiązków i uprawnień	Załącznik I-A, p.A-I.4.1	5.8.

Krok 7. Opracowanie procedur środowiskowych

W tym kroku organizacja powinna opracować zestaw procedur bezpośrednio związanych ze zidentyfikowanymi wcześniej aspektami środowiskowymi. Wymaga to wskazania działań, wyrobów i usług organizacji będących źródłem tych aspektów.

Pierwszą grupą procedur są procedury operacyjne opisujące sposoby postępowania przy realizacji operacji będących źródłem znaczących aspektów. Procedury te powinny zawierać kryteria operacyjne tj. dopuszczalne wartości kluczowych charakterystyk. Kluczowe charakterystyki oznaczają parametry, utrzymywanie których zapewni zgodność z polityką środowiskową oraz przyjętymi celami środowiskowymi. Zgodność z polityką powinna być rozumiana również jako zgodność z wymaganiami prawa. Procedury te mogą dotyczyć procesów technologicznych (np. spawanie, malowanie) lub biznesowych (np. zaopatrzenie). Liczba procedur operacyjnych zależy od liczby zidentyfikowanych znaczących aspektów środowiskowych oraz przyjętego przez organizację układu dokumentacji. Na ogół jest ich kilka lub kilkanaście. Procedury te powinny być udokumentowane, w związku z czym powinny podlegać nadzorowi określonemu w procedurze nadzoru nad dokumentacją.

Procedurą ściśle powiązaną z procedurami operacyjnymi jest procedura monitorowania i pomiarów. Określa ona sposób i częstotliwość prowadzenia pomiarów kluczowych charakterystyk procesów. Zakres monitorowania i pomiarów zależy od zidentyfikowanych znaczących aspektów, a także przyjętych celów i zadań środowiskowych. Poprzez monitorowanie i pomiary organizacja powinna zapewnić sobie nadzór nad poziomem swojego wpływu na środowisko. Procedura nie musi być udokumentowana, ale wyniki monitorowania i pomiarów będą podlegały obowiązkowi zapisywania. Postępowanie z zapisami może zostać określone bezpośrednio w tej procedurze lub w odrębnej procedurze nadzoru nad zapisami. Z praktycznego punktu widzenia możliwe jest włączenie elementów monitorowania i pomiarów do procedur operacyjnych.

Ostatnią z tej grupy procedur są procedury gotowości i reagowania na awarie. Mają one na celu określenie nie tylko sposobu postępowania w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnej, tak aby zminimalizować związane z nimi efekty środowiskowe, ale również sposobu zapobiegania sytuacjom awaryjnym. Dokumentowanie tych procedur jest na ogół uzasadnione.

Opracowanie wymienionych procedur wiąże się z określeniem ról, zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników.

	Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
1	procedury operacyjne	Załącznik I-A, p.A-I.4.6	5.14.
2	procedura monitorowania i pomiarów	Załącznik I-A, p.A-I.5.17	5.16.
3	procedury gotowości i reagowania na awarie	Załącznik I-A, p.A-I.4.7	5.15.
4	określanie ról, zakresów obowiązków i uprawnień	Załącznik I-A, p.A-I.4.1	5.8.

Krok 8. Wdrożenie procedur środowiskowych

W tym kroku organizacja powinna wdrożyć elementy systemu zarządzania środowiskowego, które zostały zaplanowane w kroku 7. Polega to na:

1. przeprowadzeniu identyfikacji potrzeb szkoleniowych niezbędnych do realizacji opracowanych procedur,

2. przeprowadzeniu odpowiednich szkoleń,

3. zobowiązaniu odpowiednich pracowników do działania zgodnie z określonymi sposobami postępowania.

W wyniku realizacji procedur będą powstawały zapisy stanowiące dowód wykonania pewnych działań, a jednocześnie źródło informacji wykorzystywanych w fazie sprawdzania wyników i opracowania deklaracji środowiskowej. Nadzór na zapisami powinien być prowadzony zgodnie z procedurą opisaną w kroku 9.

Krok 9 Opracowanie procedur systemowych 2

W tym kroku organizacja powinna przygotować kolejne procedury systemowe, które będą niezbędne w kolejnych krokach procesu:

1. procedura nadzoru nad zapisami

Procedura ma na celu zapewnienie, że zapisy powstające w wyniku działania SZŚ są łatwe do zidentyfikowania i zabezpieczone przed zniszczeniem bądź utratą.

2. procedura audytowania

Procedura określa sposób planowania i prowadzenia audytów wewnętrznych, a także ich częstotliwość i kryteria oceny.

3. procedura działań korygujących i zapobiegawczych

Procedura określa sposób postępowania z niezgodnościami oraz prowadzenia działań korygujących i zapobiegawczych.

Procedury systemowe nie muszą być udokumentowane. W ramach opracowania procedur określone zostaną role, zakresy odpowiedzialności i uprawnień pracowników. Muszą one zostać udokumentowane, niezależnie od tego, jaka decyzja zostanie podjęta w odniesieniu do dokumentowania samych procedur.

	Element SZŚ		Wymagania Rozporządzenia EMAS		Nr lekcji
1	procedura nadzoru nad zapisami		Załącznik I-A, p.A-I.5.3		5.13
2	procedura audytowania		Załącznik I-A, p.A-I.5.5		5.19.
3	procedura działań korygujących i zapobiegawczych		Załącznik I-A, p.A-I.5.4		5.18.
4	określanie ról, zakresów obowiązków i uprawnień	Załącznik I-A, p.A-I.4.1		5.8.

Krok 10. Sprawdzanie i korygowanie

Po pewnym czasie od wdrożenia systemu (zalecany jest okres min. 3 miesięcy) konieczne jest dokonanie oceny osiąganych wyników. Ocena składa się z dwóch zasadniczych elementów:

1. okresowej oceny zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi,

2. audytów wewnętrznych.

Okresowa ocena polega na porównaniu wyników uzyskanych w ramach monitorowania i pomiarów ze zidentyfikowanymi wymaganiami prawnymi i innymi. Jest ona zazwyczaj wykonywana przez osobę bezpośrednio odpowiedzialną za funkcjonowanie SZŚ.

Audyty wewnętrzne mają na celu sprawdzenie, czy SZŚ działa zgodnie z założeniami określonymi m.in. w procedurach. Przygotowanie do audytów wewnętrznych obejmuje opracowanie programu audytów zapewniającego ich skuteczność.

W wyniku oceny zgodności i audytów wewnętrznych identyfikowane są tzw. niezgodności, tj. obszary wymagające doskonalenia. Poza niezgodnościami identyfikowane są również obszary, w których istnieje prawdopodobieństwo zaistnienia niezgodności w przyszłości związane np. z niewystarczającym nadzorem.

Dla zidentyfikowanych niezgodności organizacja powinna określić plan działań korygujących, a dla potencjalnych niezgodności plan działań zapobiegawczych. Sposób planowania działań korygujących i zapobiegawczych powinien być wcześniej określony w odpowiedniej procedurze. Czas wprowadzenia działań korygujących i zapobiegawczych zależy od ich charakteru. Niektóre niezgodności można usunąć niemal natychmiast, inne mogą wymagać działań długofalowych.

Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
ocena zgodności	Załącznik I-A, p.A-I.5.2.	5.17.
program audytów	Załącznik I-A, p.A-I.5.5.	5.19.
audyty wewnętrzne	Załącznik II	5.19.

Krok 11. Przegląd zarządzania

Przegląd zarządzania ma na celu dokonanie analizy skuteczności SZŚ w osiąganiu założonych celów, w tym zgodności z prawem oraz ograniczania wpływów na środowisko. Przegląd polega na analizie danych dostarczonych przez przedstawiciela kierownictwa. Analiza ta powinna być przeprowadzona przez najwyższe kierownictwo. W wyniku przeglądu mogą zostać podjęte decyzje dotyczące zmian w polityce środowiskowej, modyfikacji celów i zadań bądź też innych istotnych udoskonaleń.

Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
przegląd zarządzania	Załącznik I-A, p.A-I.6	5.20.

Krok 12. Opracowanie deklaracji środowiskowej

Deklaracja środowiskowa jest elementem komunikacji zewnętrznej wymaganym przez Rozporządzenie EMAS. Norma ISO 14001 nie wymaga publikacji deklaracji. Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS deklaracja musi być corocznie aktualizowana i przy każdej aktualizacji zatwierdzana przez akredytowanego weryfikatora.

Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
deklaracja środowiskowa	Załącznik III	5.21.

Krok 13 Weryfikacja systemu i rejestracja organizacji

Organizacje, które chcą zarejestrować swój SZŚ w systemie EMAS, muszą poddać go weryfikacji przez akredytowanego weryfikatora środowiskowego. W ramach weryfikacji weryfikator sprawdzi również, czy dane zawarte w deklaracji środowiskowej są wiarygodne i przedstawione w prawidłowy sposób. Jeżeli uzna, że wszystkie wymagania w stosunku do SZŚ i deklaracji zostały spełnione, zatwierdzi deklarację środowiskową.

Po pomyślnym zakończeniu weryfikacji organizacja powinna przygotować odpowiedni wniosek o rejestrację i złożyć go wraz z zatwierdzoną deklaracją środowiskową do wojewody właściwego ze względu na miejsce działania organizacji. Wojewoda po przeprowadzeniu postępowania sprawdzającego wpisuje organizacje do rejestru EMAS.

Element SZŚ	Wymagania Rozporządzenia EMAS	Nr lekcji
funkcje weryfikatorów środowiskowych	Załącznik V, p. 5.4.	6
rejestracja organizacji	artykuł 6	7