EMAS

Komunikacja, czyli przepływ informacji, przebiega zarówno na poziomie wewnętrznym (wewnątrz organizacji), jak i zewnętrznym (w przypadku zainteresowanych osób z zewnątrz np. władz, udziałowców, sąsiadów, itp.). Komunikacja ma duże znaczenie dla skuteczności SZŚ, ponieważ służy:

motywowaniu pracowników, zwiększaniu ich zaangażowania w system zarządzania środowiskowego,
wyjaśnianiu polityki środowiskowej (zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie),
zapewnieniu zrozumienia ról i zakresu odpowiedzialności (w kwestiach dotyczących środowiska),
wykazywaniu zaangażowania kierownictwa,
monitorowaniu i przekazywaniu informacji o efektach działania,
identyfikowaniu potencjalnych możliwości ulepszeń,
przekazywaniu informacji o efektach i osiągnięciach w zakresie działań środowiskowych osobom zainteresowanym i grupom interesu,
zapewnianiu efektywnej i dokładnej informacji w sytuacjach awaryjnych (odgrywa to istotną rolę przy informowaniu mediów o wypadkach, itp.),
komunikowaniu się z urzędami ds. ochrony środowiska/ sprawozdawczości kierowanej do tych urzędów,
zapewnianiu efektywnie działającego systemu obsługi skarg, zapytań, itp. w zakresie środowiska.

Wymaganie

Rozporządzenie EMAS, Załącznik I-A, punkt I-A.4.3.

Uwzględniając aspekty środowiskowe i system zarządzania środowiskowego, organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y):
a) wewnętrznej komunikacji między różnymi szczeblami i służbami organizacji,
b) otrzymywania, dokumentowania i udzielania odpowiedzi w procesie komunikowania się z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi.

Spełnienie wymagania

Rozporządzenie EMAS wymaga, aby organizacja ustanowiła, wdrożyła i utrzymywała procedurę komunikowania informacji związanych ze znaczącymi aspektami środowiskowymi zarówno wewnątrz organizacji, tj. między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, jak i na zewnątrz organizacji. Procedura komunikacji powinna dotyczyć uzyskiwania, dokumentowania i reagowania na informacje przekazywane przez zainteresowane strony, w tym pracowników. Efektywny proces komunikacji stwarza możliwości wszystkim pracownikom do wykazania swojej kreatywności i motywuje do większego zaangażowania się w działania środowiskowe.

Przykładami komunikacji wewnętrznej są np. tablice informacyjne, wydawnictwa wewnętrzne, spotkania pracowników z osobami odpowiedzialnymi za ochronę środowiska oraz ustalone metody pozyskiwania informacji od pracowników.

Procedura komunikacji zewnętrznej winna umożliwić wszystkim zainteresowanym stronom możliwości wyrażania swoich opinii, uwag lub skarg. Uzyskane informacje powinny być uwzględniane przez organizację przy ocenie aspektów środowiskowych. Praktycznymi rozwiązaniami są np. publicznie dostępne numery telefonów służące do zgłaszania skarg i wniosków przez zainteresowanych.

Uwaga: Warto zwrócić uwagę na dwa przepisy zawarte w ustawie Prawo ochrony środowiska:

„(…) Art. 19. 1. Organy administracji są obowiązane udostępniać każdemu informacje o środowisku i jego ochronie, znajdujące się w ich posiadaniu. (…)”

Fakt, że wszystkie wnioski o pozwolenia, pozwolenia a także sprawozdania dotyczące wielkości emisji oraz skali oddziaływania na środowisko są udostępniane przez organy administracji publicznej, nie zwalnia organizacji z prowadzenia komunikacji zewnętrznej. Przeciwnie, jakość przekazywanych informacji musi być wyższa, bo zainteresowane strony mogą łatwiej zweryfikować przekazywane informacje.

„(…) Art. 31. Każdy ma prawo składania uwag i wniosków w postępowaniu prowadzonym z udziałem społeczeństwa.

Art. 32. 1. Przed wydaniem decyzji wymagających udziału społeczeństwa organ administracji właściwy do ich wydania:

1) podaje do publicznej wiadomości informację o zamieszczeniu w publicznie dostępnym wykazie danych o wniosku o wydanie decyzji oraz o możliwości składania uwag i wniosków, wskazując jednocześnie miejsce i 21-dniowy termin ich składania, a w przypadku, o którym mowa w art. 60 ust. 1 pkt 1, także informację o prowadzonym postępowaniu dotyczącym transgranicznego oddziaływania na środowisko,

2) może przeprowadzić rozprawę administracyjną, otwartą dla społeczeństwa [...],

3) rozpatruje zgłoszone uwagi i wnioski. (…)”

Jak zatem widać, jeśli dana organizacja występuje o wydanie decyzji, którą wydaje się w procesie, w którym konieczny jest udział społeczeństwa, wówczas już na etapie wnioskowania o tę decyzję może spotkać się z koniecznością komunikowania się ze stronami zewnętrznymi. Mechanizmy wypracowane w systemie zarządzania środowiskowego mogą to znacznie ułatwić.

Rozporządzenie EMAS wychodzi poza wymagania normy ISO 14001 w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. Rozporządzenie EMAS nakłada wymóg aktywnego uczestnictwa pracowników, które jest warunkiem koniecznym i kluczowym do ciągłego doskonalenia działalności środowiskowej. Warunkiem aktywnego uczestnictwa jest sprawna komunikacja wewnętrzna. Dlatego też sposoby komunikacji wewnętrznej powinny zapewniać, aby informacje wychodzące od kierownictwa trafiały do niższych szczebli pracowniczych, a także, aby wszelkie uwagi i opinie pracowników były przekazywane do odpowiednich osób z kierownictwa. Należy pamiętać, że pracownicy, bez znaczenia, na jakim szczeblu organizacyjnym działają, są bardzo ważnym źródłem informacji i wiedzy na temat szczegółów funkcjonowania organizacji. Kwestie dotyczące zaangażowania pracowników zostały opisane w lekcji 5.11.

Uwaga: W zakresie komunikacji zewnętrznej istnieje istotna różnica między ISO 14001 a Rozporządzeniem EMAS. Norma ISO 14001 dopuszcza podjęcie przez organizacje decyzji o wstrzymaniu się od komunikowania na zewnątrz zagadnień dotyczących znaczących aspektów środowiskowych. Warunkiem zastosowania takiego podejścia jest, zgodnie z ISO 14001, udokumentowanie tej decyzji. Rozporządzenie EMAS nie dopuszcza takiego rozwiązania. Kładzie nacisk (Załącznik I część B) na prowadzenie przez organizację otwartego dialogu z zainteresowanymi stronami dotyczącego wpływów na środowisko związanych z prowadzonymi działaniami, wyrobami i usługami.

Rozporządzenie EMAS, Załącznik I-B, punkt 3.

Organizacje są w stanie wykazać prowadzenie otwartego dialogu z opinią publiczną oraz innymi zainteresowanymi stronami, w tym społecznością lokalną i klientami, w odniesieniu do wpływu na środowisko ich działań, wyrobów i usług. Dialog ten ma na celu identyfikację obaw społeczeństwa i innych zainteresowanych stron.

Dokumentacja

Rozporządzenie EMAS nie wymaga tworzenia udokumentowanych procedur komunikacji wewnętrznej czy zewnętrznej. Weryfikator będzie sprawdzał skuteczność komunikacji. Dopiero kiedy uzna, że jest ona niewystarczająca, może uznać udokumentowanie procedury za właściwe działanie korygujące. Sposoby komunikowania się wewnątrz organizacji są często opisywane w innych procedurach systemowych.

Zapisy

Należy prowadzić rejestr procesu komunikacji zewnętrznej, tj.: wymiany informacji z zainteresowanymi stronami poprzez stosowanie: zapisów z przyjętych skarg, uwag lub informacji oraz decyzji organizacji związanych z postępowaniem odnośnie przyjętej informacji.