Lekcja 5 - Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z rozporządzeniem EMAS

5.12 Dokumentacja

Zagadnienia związane z dokumentowaniem są często utożsamiane z systemem zarządzania jako takim. Obecnie obserwuje się trend odchodzenia od zbyt obszernej, sformalizowanej dokumentacji na rzecz praktycznych i łatwych do zastosowania rozwiązań. Zarówno treść dokumentacji, jak i sposób jej nadzorowania nie powinny przesłaniać ostatecznego celu wdrożenia SZŚ, jakim jest skuteczne ograniczanie negatywnych oddziaływań na środowisko.

Dokumentacja jest opracowywana dla wielu elementów SZŚ. Jej przygotowanie jest częścią większości kroków wdrażania. Wymagania Rozporządzenia EMAS są stosunkowo elastyczne w odniesieniu do dokumentacji. W związku z tym, przed rozpoczęciem opracowania dokumentacji należy zaplanować, jakie dokumenty są niezbędne dla funkcjonowania systemu, a dopiero później rozpocząć dokumentowanie.

Dokumentacja ma stanowić narzędzie dla właściwego prowadzenia działań związanych z oddziaływaniem na środowisko, a nie dodatkowe, zbędne obciążenie. Dokumentacja może być bardzo przydatna dla nowych pracowników, aby mogli poznać nowe miejsca pracy, a także dla innych pracowników, którym przypadła praca w innym niż codziennym zakresie.

Wymaganie

Spełnienie wymagania

Norma PN-EN ISO 14001:2005 wprowadziła trzy nowe definicje, które mają wpływ na rozumienie wymagań przedstawionych powyżej:

Pojęcie	Definicja	Uwagi
Dokument	Informacja i wspomagający ją nośnik	Nośnikiem może być papier, dysk komputerowy magnetyczny, elektroniczny lub optyczny, fotografia lub próbka wzorcowa, albo kombinacja powyższych
Procedura	Ustalony sposób przeprowadzania działania lub procesu	Procedura może być udokumentowana lub nie
Zapis	Dokument (patrz wyżej), w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań.	Zapisy są typem dokumentu. Z praktycznego punktu widzenia cechą charakterystyczna zapisów jest to, że są na bieżąco uzupełniane, jednak nigdy dane historyczne nie podlegają zmianom.

Z powyższych definicji wynika, że:

• wymaganie ustanowienia, wdrożenia i utrzymywania procedur nie oznacza obowiązku dokumentowania,

• zapisy są szczególnym rodzajem dokumentu (spełniają definicję dokumentu),

• dokument w wersji tradycyjnej (drukowanej) nie jest jedyną akceptowalną formą dokumentowania.

Obok polityki, celów i zadań środowiskowych dokumentacja wymagana przez Rozporządzenie EMAS obejmuje zakres systemu oraz opis głównych elementów systemu i ich powiązania.

Chociaż nie jest to wprost wymagane przez Rozporządzenie EMAS to organizacje dokumentują zakres systemu oraz opis podstawowych elementów systemu i powiązania między nimi w postaci Księgi systemu.

Księga systemu powinna być skonstruowana tak, aby łatwo było z niej korzystać pracownikom oraz weryfikatorom. Niektóre organizacje decydują się na umieszczenie procedur w księdze, inne natomiast przygotowują procedury oddzielnie, a w księdze opisuję jedynie elementy systemu zarządzania środowiskowego.

Dokumentacja systemowa obejmuje również procedury oraz zapisy wymagane wprost przez Rozporządzenie EMAS.

Procedury najczęściej dzieli się na systemowe oraz operacyjne. Ponadto do dokumentacji systemu zarządzania zalicza się również instrukcje stanowiskowe, specyfikacje i inne.

Procedury systemowe odnoszą się do jednego lub kilku elementów systemu zarządzania środowiskowego i wynikają bezpośrednio z wymagań Rozporządzenia EMAS. Zaleca się, aby procedury systemowe w jak najprostszy sposób określały tryb postępowania oraz wskazywały osoby odpowiedzialne za realizację poszczególnych obowiązków.

Procedury operacyjne dotyczą operacji związanych ze znaczącymi aspektami środowiskowymi, np. gospodarki odpadami czy procesów odprowadzania i oczyszczania ścieków. Procedury te zawierają konkretne parametry, których trzeba dotrzymać na poszczególnych stanowiskach i dla poszczególnych urządzeń.

Oprócz procedur do dokumentacji systemu zarządzania środowiskowego zalicza się również zapisy. Rozporządzenie EMAS wymaga prowadzenia zapisów dotyczących:

• wykształcenia, szkoleń i doświadczenia pracowników,

• prowadzenia szkoleń,

• wyników monitorowania i pomiarów,

• wzorcowania i sprawdzania urządzeń pomiarowych,

• wyników oceny zgodności z wymaganiami prawa i innymi,

• wyników podjętych działań korygujących i zapobiegawczych,

• wyników audytów wewnętrznych,

• wyników przeglądu zarządzania

Ponadto wymagane są również inne zapisy niezbędne do wykazania zgodności z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego i Rozporządzenia EMAS oraz zapisy określone przez organizację jako niezbędne do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania procesów, które są związane z jej znaczącymi aspektami środowiskowymi.

Zapisami nie wymaganymi wprost przez Rozporządzenie EMAS, ale niezbędnymi do prawidłowego funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego mogą być m.in.:

• protokoły powypadkowe i poawaryjne,
• zapisy wniosków i opinii z zewnątrz oraz podjętych działań,
• rejestry informacji o dostawcach i podwykonawcach,
• raporty z inspekcji, konserwacji i napraw,
• rejestry danych z badań surowców i produktów,
• rejestry danych z pomiarów i testów.

Księga i inna dokumentacja mogą być opracowane w różnych formach, w tym elektronicznej. Powinny być one jednak łatwe do wyszukania, zrozumienia i stosowania.

Uwaga: Podczas wdrażania systemu zarządzania środowiskowego oraz we wstępnym okresie utrzymywania systemu zasadne może być zastosowanie obszerniejszej dokumentacji systemowej, tj. bardziej szczegółowych procedur systemowych. W późniejszym czasie, kiedy sposób postępowania będzie zakorzeniony i część procedur będzie odbywała się automatycznie, można zaktualizować dokumentacje i skrócić do należytych rozmiarów. Nie jest to jednak regułą, część organizacji po jakimś czasie dochodzi do wniosku, że procedury są zbyt mało szczegółowe (z różnych względów, przykładowo stwarzają sytuacje, w których nie ma jasno określonego toku postępowania) i decydują się na poszerzenie dokumentacji.