EMAS

Skuteczne działanie systemu zarządzania środowiskowego zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS wymaga nie tylko udokumentowania jego głównych elementów, ale również odpowiedniego nadzoru nad dokumentacją.

Głównym celem nadzoru nad dokumentacją jest:

zapewnienie, że stosowana dokumentacja jest zatwierdzona przez kompetentne osoby,
przekazanie aktualnych informacji wszystkim, dla których są one ważne i wykorzystywane,
wyłączenie nieaktualnych informacji z obiegu.

Zapewnia to rzetelność systemu zarządzania oraz unikanie mieszania aktualnych dokumentów z nieaktualnymi.

Wymaganie

Rozporządzenie EMAS, Załącznik I-A, punkt I-A.4.5.

Dokumenty wymagane przez system zarządzania środowiskowego i niniejszą normę międzynarodową powinny być nadzorowane. Zapisy są szczególnym rodzajem dokumentu i należy je nadzorować zgodnie w wymaganiami podanymi w I-A.4.5.

Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y):
a) zatwierdzania dokumentów pod kątem ich adekwatności, zanim zostaną wydane,
b) przeglądu dokumentów i ich aktualizowania w razie potrzeby oraz ponownego zatwierdzania,
c) zapewnienia, że zmiany i status aktualnych wydań dokumentów są dostępne w miejscach ich użytkowania,
d) zapewnienia, że dokumenty są zawsze czytelne i łatwe do zidentyfikowania,
f) zapewnienia, że dokumenty pochodzące z zewnątrz, określone przez organizację jako niezbędne do planowania i działania systemu zarządzania środowiskowego, są zidentyfikowane i ich rozpowszechnianie jest nadzorowane oraz
g) zapobiegania niezamierzonemu stosowaniu nieaktualnych dokumentów i odpowiedniego ich oznaczenia, jeżeli z jakichkolwiek powodów są zachowane.

Spełnienie wymagania

W ramach nadzoru nad dokumentacją należy wykonać cztery podstawowe działania:

zdefiniować zakres dokumentacji, która zostanie objęta nadzorem,
wypracować system autoryzacji i zatwierdzania dokumentów (kto jest upoważniony do podpisywania) oraz dystrybucji,
zapewnić, że tylko aktualne wersje dokumentów są dostępne na stanowiskach pracy,
zidentyfikować nieaktualne wersje dokumentów, które należy archiwizować.

Podczas definiowania zakresu dokumentacji do nadzorowania można skorzystać z rozwiązania różnicującego rodzaj nadzoru nad różnymi kategoriami dokumentów. Przykładowo procedury i instrukcje muszą mieć formalną akceptację oraz nadzorowaną listę dystrybucyjną, natomiast lista aspektów środowiskowych bądź wymagań prawnych tylko nadzorowany obieg w organizacji.

Uwaga: W Załączniku A normy ISO 14001 znalazła się wskazówka, aby organizacja skupiła się przede wszystkim na skutecznym wdrożeniu systemu zarządzania środowiskowego oraz na efektach działalności środowiskowej, a nie na złożonym systemie nadzorowania dokumentów. Oznacza to, że poziom nadzoru nad dokumentacją powinien być odpowiedni do realnych potrzeb i nie przysłaniał zasadniczego celu wdrażania SZŚ.

Podstawą nadzoru nad dokumentacją jest pewność, że odpowiednie dokumenty są w posiadaniu tych osób, które ich potrzebują. Małe organizacje mogą stosować proste listy (wykazy) zawierające wszystkie dokumenty wraz z listą pracowników, którzy te dokumenty posiadają.

Uwaga: Praktyką, która staje się coraz bardziej popularna, jest stosowanie dokumentacji w formie elektronicznej. Zastosowanie takiego rozwiązania daje więcej możliwości, a także prostsze metody nadzoru nad dokumentacją. Przykładowe korzyści z wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentacji to:

brak wielokrotnego, nie nadzorowanego powielania,
proste możliwości wprowadzania zmian i ich autoryzacji,
wiarygodność stosowania i dostępu do aktualnych wersji dokumentów,
lepsza dystrybucja.

Dokumentacja

Nie jest wymagana udokumentowana procedura nadzoru nad dokumentacją. Weryfikator będzie sprawdzał skuteczność nadzoru nad dokumentacją. Dopiero kiedy uzna, że jest ona niewystarczająca, może uznać udokumentowanie procedury za właściwe działanie korygujące.