Lekcja 5 - Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z rozporządzeniem EMAS

5.14 Sterowanie operacyjne

W ramach skutecznego systemu zarządzania środowiskowego organizacja musi zapewnić nadzorowanie i realizowanie w określonych warunkach wszystkich działań i procesów powiązanych ze znaczącymi aspektami środowiskowymi poprzez sterowanie operacyjne.

Sterowanie operacyjne sprowadza się do zarządzania i nadzoru nad procesami, wyrobami lub usługami związanymi ze znaczącymi aspektami środowiskowymi w celu wyeliminowania lub ograniczenia u źródła wpływu na środowisko.

Wymaganie

Spełnienie wymagania

Sterowanie operacyjne można zdefiniować jako zespół narzędzi stosowanych do stałego nadzorowania procesów, działań, operacji, wyrobów lub usług, będących źródłem znaczących aspektów środowiskowych. Zastosowanie tych narzędzi zapewnia, że oddziaływania środowiskowe związane z tymi procesami, działaniami, operacjami, wyrobami i usługami jest zgodne z ustalonymi założeniami. Sterowanie operacyjne jest najczęściej realizowane przez prowadzenie operacji zgodnie z ustalonymi kryteriami operacyjnymi, opracowanie i utrzymanie procedur / instrukcji, zapewnienie właściwego poziomu świadomości, wiedzy i kompetencji pracowników.

Kryterium operacyjne jest to dopuszczalna wartość parametrów związanych z procesem, operacją lub wyrobem, którego dotrzymanie zapewnia, że oddziaływanie na środowisko nie będzie wyższe niż jest to konieczne. Parametry te są nazywane kluczowymi charakterystykami. Kluczowe charakterystyki podlegają monitorowaniu i pomiarom.

W celu spełnienia wymagania należy zrealizować trzy podstawowe zadania:

• zidentyfikować operacje, działania i procesy, które są bezpośrednio związane ze znaczącymi aspektami środowiskowymi,

• opracować procedury i kryteria operacyjne dla tych działań i operacji,

• zakomunikować procedury i kryteria operacyjne dostawcom i wykonawcom zewnętrznym, którzy mają styczność z tymi operacjami bądź działaniami.

Podczas określania obszarów (operacji bądź działań) związanych ze znaczącymi aspektami należy upewnić się:

• Czy ustalone są warunki prowadzenia operacji (związanych ze znaczącymi aspektami) poprzez:

• zastosowanie odpowiednich środków technicznych;

• zapewnienie odpowiednich umiejętności i kompetencji personelu prowadzącego dane operacje;

• wprowadzenie do stosowania procedur/instrukcji?

• Czy zidentyfikowano obszary szczególnie wrażliwe, w których może dojść do problemów z utrzymaniem zgodności z polityką (w szczególności może tu chodzić o zgodność z wymaganiami prawnymi i innymi), celami lub zadaniami i czy w związku z tym stosowane są w tych obszarach stosowne procedury?

Następnie należy ustalić kryteria operacyjne w ramach wszystkich wymaganych procedur. Utrzymywanie ustalonych parametrów w granicach określonych kryteriami operacyjnymi powinno gwarantować zgodność z prawem i innymi ustaleniami.

Należy pamiętać, że udokumentowane procedury mogą mieć różną formę, np.: prostego schematu lub piktogramu, wyciągu lub specyfikacji dla dostawcy. Celem ustanowienia sterowania operacyjnego nie jest stworzenie tysięcy stron procedur, które określałyby szczegółowo, jak prowadzić każdą operację czy działanie. Założeniem jest, aby wszystkie działania, mające związek z aspektami środowiskowymi, były wykonywane zgodnie z polityką i przyjętymi celami. Poprzez wdrożenie standardowych procedur i praktyk organizacja będzie w stanie planować, prowadzić i nadzorować wszystkie znaczące dla środowiska operacje i działania.

W praktyce sterowanie operacyjne nie oznacza tylko opracowania udokumentowanych procedur operacyjnych dla procesów bezpośrednio związanych ze znaczącymi aspektami środowiskowymi organizacji, np. procesów produkcyjnych. Procedury mogą być również niezbędne dla procesów pomocniczych, np. projektowanie wyrobów, nadzór nad dzierżawcami czy podwykonawcami. W odniesieniu do aspektów pośrednich, zgodnie z wymaganiami Załącznika VI do Rozporządzenia EMAS, sterowanie operacyjne powinno obejmować miedzy innymi:

1. działania mające wpływ na cechy produktu lub usługi, np. projektowanie, sposoby wykonania, pakowania, transportu, eksploatacji i utylizacji,

2. działania mające wpływ na inwestycje kapitałowe, przyznawane kredyty i warunki ubezpieczeń (dotyczy organizacji takich jak banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe),

3. planowanie wprowadzania istniejących produktów lub usług na nowe rynki (może to być przyczyną powstania nowych aspektów środowiskowych),

4. dobór podwykonawców i usług, z których korzysta organizacja, a także produktów, które wykorzystuje we własnej działalności,

5. sposób przygotowania decyzji administracyjnych, planów i strategii (dotyczy głównie organów administracji),

6. dobór gamy oferowanych wyrobów (dotyczy głównie organizacji prowadzących działalność handlową),

7. ocenę działań i praktyk stosowanych przez podwykonawców i dostawców oraz wpływanie na nie.

Dokumentacja

Organizacja powinna opracować udokumentowane procedury operacyjne, w tym procedury ogólne oraz instrukcje szczegółowe, w których zamieszczone będą kryteria operacyjne do sterowania procesami. Należy zwrócić uwagę, że dokumentowanie procedur powinno dotyczyć tych obszarów, gdzie brak udokumentowanych procedur mógłby spowodować, że działania nie będą prowadzone we właściwy sposób i nie będą przestrzegane kryteria operacyjne, co w konsekwencji doprowadzi do niezgodności w prawem lub uniemożliwi osiągnięcie zamierzonych celów.

Uwaga dla małych organizacji: Im mniejsza organizacja, tym mniejsza potrzeba dokumentowania procedur. W małych i średnich organizacjach można zastosować jedną ujednoliconą procedurę do sterowania operacyjnego, która będzie obejmowała wszystkie obszary związane ze znaczącymi aspektami środowiskowymi.