EMAS

Niezgodność jest definiowana w normie ISO 14001 jako „niespełnienie wymagania”. Niezgodności są identyfikowane w wyniku oceny zgodności, audytów wewnętrznych lub tez innych sytuacjach. Zidentyfikowanie niezgodności w jakiejkolwiek z wymienionych sytuacji powinno skutkować zainicjowaniem działań korygujących.

działanie korygujące - działanie w celu wyeliminowania przyczyny wykrytej niezgodności (PN EN ISO 14001:2005).

Z przytoczonej definicji wynika, ze działania korygujące mają za zadanie nie tylko usunięcie skutków niezgodności, ale również (a w zasadzie przede wszystkim) jej przyczyn.

Bywa, że w ramach oceny zgodności lub audytów wewnętrznych są identyfikowane sytuacje, które nie są niezgodnościami, ale w określonych okolicznościach mogłyby wywołać niezgodność. W takiej sytuacji powinny zostać podjęte działania zapobiegawcze.

działanie zapobiegawcze - działanie podjęte w celu wyeliminowania przyczyny potencjalnej niezgodności (PN EN ISO 14001:2005).

Wymaganie

Rozporządzenie EMAS, Załącznik I-A, punkt I-A.5.3.

Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y) postępowania z występującymi i potencjalnymi niezgodnościami oraz podejmowania działań korygujących i zapobiegawczych. Procedura(-y) powinna(-y) określać wymagania dotyczące:
a) identyfikowania i korygowania niezgodności oraz podejmowania działania (działań) w celu ograniczenia jej (ich) wpływu na środowisko,
b) badania niezgodności, określania ich przyczyn (przyczyny) i podejmowania działań w celu uniknięcia ich ponownego wystąpienia,
c) oceny potrzeby podjęcia działania (działań) mającego(-ych) na celu zapobieganie niezgodnością i wdrażanie odpowiednich działań w celu uniknięcia ich wystąpienia,
d) zapisywania wyników podjętego(-ych) działania (działań) korygującego(-ych) i zapobiegawczego(-ych), oraz
e) przeglądu skuteczności podjętego(-ych) działania (działań) korygującego(-ych) i zapobiegawczego(-ych). Podjęte działania powinny być odpowiednie do skali problemu oraz do wywołanego wpływu na środowisko.

Spełnienie wymagania

Rozporządzenie EMAS wymaga od organizacji opracowania procedury określającej sposób postępowania w przypadku zidentyfikowania faktycznych lub potencjalnych niezgodności. Kluczowe znaczenie przy usuwaniu niezgodności ma znalezienie źródłowej przyczyny jej wystąpienia. Bez analizy przyczyn nie jest możliwe całkowite i trwałe usunięcie niezgodności. Niezgodne z wymaganiami postępowanie pracownika może być spowodowane jego niedbałością, brakiem znajomości procedur, błędnymi instrukcjami lub brakiem kompetencji. Działania korygujące muszą się odnieść do prawdziwej przyczyny, w przeciwnym razie usunięte zostaną wyłącznie skutki a niezgodność z dużym prawdopodobieństwem wystąpi w przyszłości ponownie.

Istotnym elementem procedury powinien być sposób zapisywania decyzji i działań podjętych w wyniku zidentyfikowania niezgodności. Jeżeli po przeprowadzeniu działań korygujących lub zapobiegawczych niezgodność wystąpi ponownie, zapisy te umożliwiają znalezienie błędów w przeprowadzonych działaniach.

Dokumentacja

Rozporządzenie EMAS nie wymaga, aby procedura działań korygujących i zapobiegawczych była udokumentowana. Weryfikator będzie skuteczność identyfikacji i prowadzenia działań korygujących i zapobiegawczych. Dopiero kiedy uzna, że jest ona niewystarczająca, może uznać udokumentowanie procedury za właściwe działanie korygujące.

Zapisy

Wymagane są zapisy opisujące podjęte działania korygujące i zapobiegawcze. Typowo rolę tą pełnią tzw. karty niezgodności. Obejmują one całość informacji dotyczącej zidentyfikowanej niezgodności, zaplanowanych i przeprowadzonych działań korygujących a także oceny ich skuteczności. Karty te powinny umożliwiać prowadzenie zapisów dotyczących potencjalnych niezgodności i podjętych działań zapobiegawczych.