EMAS

W ramach działań prowadzonych w systemie zarządzania powstają różnego rodzaju zapisy (więcej na ten temat w lekcji 5.12.). Aby zapewnić ich wiarygodność niezbędne jest ich nadzorowanie.

Wymaganie

Rozporządzenie EMAS, Załącznik I-A, punkt I-A.5.4.

Organizacja powinna ustanowić i utrzymywać zapisy niezbędne do wykazania zgodności z wymaganiami systemu zarządzania środowiskowego i niniejszej normy międzynarodowej, oraz zapisy osiągniętych wyników.

Organizacja powinna ustanowić, wdrożyć i utrzymywać procedurę(-y) identyfikowania, przechowywania, zabezpieczania, wyszukiwania i zachowywania zapisów przez określony czas i ich likwidacji.

Zapisy powinny być czytelne, możliwe do zidentyfikowania i prześledzenia.

System zarządzania środowiskowego oparty na Rozporządzeniu EMAS powinien generować dane wykorzystywane później w deklaracji środowiskowej. Informacje te są zazwyczaj prowadzone w formie zapisów. Z tego względu sposób ich utrzymywania ma kluczowe znaczenie dla jakości deklaracji. Wymienione w Załączniku I-A czynności dotyczące nadzoru nad zapisami mają na celu zapewnienie, że zbierane dane są wiarygodne, łatwo dostępne i nie budzą wątpliwości co do źródeł ich pochodzenia. W praktyce oznacza to określenie osób uprawnionych do prowadzenia zapisów i odpowiedzialnych za ich przechowywanie a także sposobu, formy, miejsca i czasu ich przechowywania.

Uwaga: W wielu przypadkach forma i czas przechowywania zapisów jest regulowane wymaganiami prawnymi. Wiele aktów wykonawczych zawiera w swojej treści gotowe procedury prowadzenia zapisów na podanych formularzach lub same formularze (ich forma), które wymuszają postępowanie zgodne z zamierzoną procedurą (patrz lekcja 5.12.).

Przykład: Poniżej zestawiono przykładowe rozporządzenia zawierające m.in. formularze do prowadzenia wymaganych prawem zapisów:

Zapisy związane z opłatami za gospodarcze korzystanie ze środowiska podlegają przepisom ustawy Ordynacja podatkowa (wynika to z artykułu 281 ustawy Prawo ochrony środowiska). W związku z tym zapisy muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku, którego dotyczyły.

Dane będące podstawą funkcjonowania i oceny SZŚ powinny być właściwie zabezpieczone i możliwe do odzyskania. Możliwość odnalezienia i odtworzenia musi dotyczyć zarówno wyników przeprowadzonych pomiarów, jak również przetwarzania wyników pomiarów w informacje na temat oddziaływania na środowisko.

Uwaga: Coraz częściej zapisy są przechowywane w formie elektronicznej. Prowadzenie zapisów w formie elektronicznej wymaga spełnienia tych samych wymagań. Szczególnie istotne jest nadanie uprawnień do wprowadzanie danych, zabezpieczenie przed możliwością nieautoryzowanej modyfikacji oraz tworzenie kopii zapasowych pozwalających na odzyskanie danych w przypadku awarii systemu komputerowego.

Dokumentacja

Procedura nadzoru nad zapisami nie musi być udokumentowana. Weryfikator będzie sprawdzał bezpieczeństwo i dostęp do zapisów. Dopiero kiedy uzna, że są one niewystarczające, może uznać udokumentowanie procedury za właściwe działanie korygujące. Często wymagania odnośnie stosowania zapisów są umieszczane w procedurach systemowych lub operacyjnych. Odniesienia w procedurach definiują w tym przypadku kto, jak, kiedy i w jaki sposób ma prowadzić zapisy. Najczęściej stosuje się także specjalne formularze do wykorzystania przy konkretnych procedurach, które służą do prowadzenia zapisów w jednolitej formie.

Zapisy

Zapisy związane z nadzorem nad zapisami mogą obejmować np. wszelkiego rodzaju zestawienia/ewidencje ułatwiające odszukanie właściwej informacji.