Lekcja 5 - Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z rozporządzeniem EMAS

5.20 Audyty wewnętrzne

Po wprowadzeniu systemu zarządzania środowiskowego organizacja powinna zadbać, aby system ten działał i funkcjonował poprawnie. Proces sprawdzania poprawności działania systemu nazywany jest audytem wewnętrznym. Prawie każdy pracownik organizacji będzie brał udział pośrednio lub bezpośrednio w audytach. Organizacja musi realizować okresowe audyty w planowanych odstępach czasu. Audyt wewnętrzny systemu zarządzania środowiskowego jest systematycznym, udokumentowanym procesem gromadzenia i oceny obiektywnych dowodów przestrzegania przez organizację wszystkich wymagań systemowych. Audyt wewnętrzny ocenia zgodność systemu zarządzania środowiskowego i efektów działalności środowiskowej z:

• procedurami/ instrukcjami wewnętrznymi,

• wymaganiami Rozporządzenia EMAS,

• polityką środowiskową, celami, zadaniami i programami,

• wymaganiami prawa.

Spełnienie wymagania

Zanim organizacja będzie mogła efektywnie przeprowadzić audyty wewnętrzne należy:

• zapewnić odpowiednie środki i zasoby do wypełniania założonych działań związanych z prowadzeniem cyklu audytów w organizacji,

• przygotować procedurę audytów wewnętrznych oraz niezbędne formularze zapewniające jednolitą formę zapisów,

• wybrać odpowiednich pracowników, którzy zostaną przeszkoleni na audytorów wewnętrznych.

Celem procedury audytów jest znalezienie obszarów doskonalenia wdrożonego systemu zarządzania środowiskowego poprzez ocenę zgodności prowadzonych w jego ramach działań z zaplanowanym sposobem postępowania oraz określenie efektywności tych działań, a także ocenę, czy system zarządzania środowiskowego jest zgodny z wymaganiami Rozporządzenia EMAS.

Procedura audytów powinna określać tok postępowania przy planowaniu i wykonywaniu audytów, a także zasady dokumentowania całego procesu. Tak więc, w procedurze powinny zostać określone częstotliwość prowadzenia audytów, sposób sporządzania z nich raportów, kryteria dla audytorów oraz kryteria audytu, itp. Audyty systemu zarządzania środowiskowego realizuje się zwykle w cyklu rocznym. Rozporządzenie EMAS nakłada obowiązek, aby w ciągu trzech lat wszystkie elementy wymagane do rejestracji w systemie EMAS były sprawdzone. Jednakże zalecane jest także, aby elementy lub działania, które mogą wywierać znaczące oddziaływania na środowisko były audytowane częściej - co najmniej w rocznych odstępach. Pomoże to w wykazaniu kierownictwu oraz zewnętrznym audytorom, lub weryfikatorom, że organizacja zarządza i efektywnie kontroluje swoje znaczące aspekty środowiskowe.

W czasie wdrażania systemu zarządzania środowiskowego warto dodatkowo przeprowadzać audyty częściej, co pomoże w wykryciu przypadków niezgodności i usprawni działania już na samym początku.

W celu właściwego zorganizowania audytu organizacja powinna opracować i utrzymywać harmonogram (program) audytów uwzględniający następujące elementy:

• datę i długość (liczba dni) planowanego audytu,

• cele, zakres i kryteria audytu,

• identyfikację jednostek organizacyjnych i funkcjonalnych, które zostaną objęte audytem,

• listę członków zespołu audytorskiego.

Uwaga: Popularnym formatem programu audytu jest macierz zawierająca pionowe wykazy wszystkich elementów systemu zarządzania środowiskowego oraz poziome wykazy wszystkich obszarów organizacji, których te wymagania dotyczą. W miejscach, w których elementy i obszary się krzyżują, można wpisać planowane daty audytu lub, jeżeli dana czynność nie jest istotna dla określonego obszaru, kratkę można wykreślić. Taki format zapewnia przeprowadzenie audytu wszystkich obszarów, bez pominięcia żadnego z nich.

Program audytów sporządzany jest także w oparciu o przegląd dokumentów, zapisów oraz działań realizowanych w ramach systemu zarządzania środowiskowego, w tym między innymi:

• wyniki monitorowania i pomiarów oraz oceny zgodności z wymaganiami prawnymi,

• realizację celów i zadań środowiskowych,

• środowiskową wagę rozważanych obszarów (z naciskiem na znaczące aspekty środowiskowe) oraz poziom stosowania metod sterowania operacyjnego, wyniki poprzednich audytów oraz analizę zidentyfikowanych niezgodności,

• wyniki audytów zewnętrznych oraz kontroli zewnętrznych wraz z czynnościami kontrolnymi realizowanymi przez organy administracji,

• uwagi i wnioski zainteresowanych stron (z zewnątrz).

W pewnych sytuacjach mogą być prowadzone audyty pozaplanowe. Audyt pozaplanowy może zostać przeprowadzony w przypadku wystąpienia istotnych zmian technicznych lub organizacyjnych, które mogą mieć wpływ na funkcjonowanie systemu zarządzania środowiskowego, oraz także w przypadkach niezadowalających wyników wcześniej przeprowadzonych audytów.

Liczba audytorów wewnętrznych w każdej organizacji będzie zależała od wielkości organizacji i złożoności prowadzonych przez nią działań. Audytorem może zostać każdy pracownik posiadający odpowiednie kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie pozwalające na prowadzenie audytów wewnętrznych.

Wybór odpowiednich osób do pełnienia roli audytorów wewnętrznych ma duży wpływ na funkcjonowanie systemu i tego, jak jest on odbierany przez cały personel organizacji. Kandydaci na audytorów powinni być odpowiednio przeszkoleni. Zakres szkolenia powinien obejmować wymagania Rozporządzenia EMAS oraz procedurę prowadzenia audytu.

Przy wyborze audytorów wchodzących w skład zespołu audytującego należy brać pod uwagę:

• odpowiednie dla obszaru audytu kwalifikacje zawodowe,

• znajomość systemu zarządzania środowiskowego, a szczególnie obszaru audytowanego,

• niezależność służbową od osoby odpowiedzialnej za obszar audytowany,

• brak jakiegokolwiek rzeczywistego lub potencjalnego konfliktu interesów z osobą odpowiedzialną za audytowany obszar.

Przed rozpoczęciem audytu, audytorzy powinni uzyskać wszelkie niezbędne informacje i dokumenty. Na podstawie otrzymanych dokumentów audytorzy przygotowują się do audytu, a także przygotowują plan audytu. Mniej doświadczeni audytorzy przygotowują listy kontrolne z pytaniami, jakie będą chcieli zadać podczas wykonywania swoich czynności. Plan audytu powinien być dostępny i uzgodniony z przedstawicielem (kierownikiem) audytowanej komórki i powinien zawierać:

• określenie obszaru audytu (zakresu), czyli opis fizycznych lokalizacji, jednostek organizacyjnych lub procesów,

• określenie osoby odpowiedzialnej na audytowany obszar,

• skład zespołu audytującego,

• datę oraz przynajmniej czas rozpoczęcia i zakończenia audytu,

• kryteria audytu – elementy, do których odnosi się zastany w trakcie audytu stan rzeczy np. polityka środowiskowa, procedury, wymagania prawne lub wymagania Rozporządzenia EMAS.

Uwaga: Zgodnie z wymaganiami Rozporządzenia EMAS przedmiotem audytów wewnętrznych powinno być także sprawdzenie zgodności z wymaganiami prawnymi. Wymaga to od audytorów w również wiedzy w tym zakresie.

W trakcie audytów, audytorzy prowadzą obserwacje prowadzonych działań, rozmowy z pracownikami różnych szczebli w danej jednostce organizacyjnej, sprawdzają warunki działania sprzętu oraz prowadzą przegląd zapisów, procedur oraz innych dokumentów. Należy pamiętać, że choć celem audytu jest badanie zgodności prowadzonych działań z wymaganiami oraz ich efektywności to nadrzędnym celem audytu powinno być szukanie dowodów na to, że system zarządzania środowiskowego funkcjonuje i jest efektywny. Wskazane jest, aby podczas prowadzenia audytu dokumentować wszystkie obserwacje i uzyskane odpowiedzi i informacje. Prowadzenie na bieżąco zapisów z audytu ułatwi późniejsze opracowywanie raportu z audytu.

Dowody zebrane podczas audytu powinny być oceniane względem przyjętych kryteriów audytu (czyli dokumentów i punktów odniesienia) w celu opracowania ustaleń i wniosków z audytu.

Ustalenia z audytu możemy podzielić na:

• zgodności lub niezgodności z kryteriami audytu,

• zidentyfikowane możliwości doskonalenia, czyli obserwacje.

Obserwacja, jest to spostrzeżenie audytora, które nie może być sklasyfikowane jako niezgodność, natomiast daje możliwość doskonalenia efektywności w zaobserwowanym zakresie.

Po zakończeniu audytu, audytor lub zespół audytujący powinien przygotować sprawozdanie z audytu w celu przedstawienia wyników i wniosków z audytu. Zaleca się, aby raport zawierał:

• cele i zakres audytu,

• listę przedstawicieli jednostki organizacyjnej podlegającej audytowi oraz zespół audytorów,

• potwierdzenie, że cele audytu zostały osiągnięte zgodnie z planem,

• uzgodnione plany działań poaudytowych

Proces audytu wewnętrznego kończy się przygotowaniem i wdrożeniem planu działań korygujących lub zapobiegawczych. Należy pamiętać, że audyt zostanie formalnie zamknięty dopiero wtedy, kiedy zaobserwowana niezgodność zostanie usunięta dzięki zaleconym działaniom korygującym.

Uwaga: Rozporządzenie EMAS wymaga, aby w trakcie pierwszej weryfikacji organizacja posiadała w pełni zaplanowany program audytu. Realizacja tego programu powinna być na tyle zaawansowana, że przynajmniej dziedziny o najbardziej znaczącym wpływie na środowisko zostały już poddane audytom wewnętrznym.

W organizacjach, gdzie audytorami wewnętrznymi są wybrani pracownicy spośród całej kadry, podczas przygotowywania harmonogramu audytów należy pamiętać, aby audytorzy byli niezależni od audytowanej komórki. Czyli na przykład pracownik z działu administracji będzie audytował komórkę produkcyjną i odwrotnie. Trzeba przy tym pamiętać, że każdy z wewnętrznych audytorów będzie posiadał różny poziom wiedzy na temat audytowanej komórki. Dobrą praktyką jest wpisanie w harmonogram szkoleń, szkolenia udoskonalającego dla audytorów. Takie spotkania (np. dwa razy do roku) byłyby bardzo dobrą okazją na wymianę doświadczeń z audytów, pewnych spostrzeżeń z różnych komórek w danej organizacji, itp. Na takie szkolenia organizacja może zaprosić audytora zewnętrznego lub konsultanta.

Uwaga dla małych organizacji: W większości małych organizacji możliwe będzie wyznaczenie kogoś z pracowników, kto mógłbym pełnić rolę niezależnego (obiektywnego) audytora. Jednakże w bardzo małych organizacjach (mikro organizacjach) może to być niemożliwe. W takiej sytuacji zalecane jest skorzystanie z audytorów z zewnątrz np. z organizacji branżowych lub innych, podobnych organizacji. Ta druga opcja może być zorganizowana w sposób nie wymagający ponoszenia dodatkowych kosztów – poprzez wzajemne prowadzenie audytów przez 2 lub więcej organizacji. W przypadku bardzo małych organizacji dopuszczalne jest także łączenie audytów z przeglądami systemu, dzięki czemu zyskuje się czas i oszczędza prace personelu.

Dokumentacja

Nie jest wymagane udokumentowanie procedury audytów. Weryfikator będzie sprawdzał skuteczność audytów. Dopiero kiedy uzna, że jest on niewystarczający, może uznać udokumentowanie procedury za właściwe działanie korygujące. Dobrą praktyką jest jednak przygotowanie udokumentowanej procedury zawierającej np. formularze ułatwiające prowadzenie audytu.

Zapisy

Obowiązkiem organizacji jest prowadzenie zapisów będących wynikiem przeprowadzonych audytów wewnętrznych, w tym pisemnego sprawozdania z audytu oraz harmonogramów zawierających cele audytów.