EMAS

System zarządzania środowiskowego według Rozporządzenia EMAS jest narzędziem do ciągłego doskonalenia. W związku z tym konieczna jest regularna ocena funkcjonującego systemu. Przegląd zarządzania jest jednym z elementów tej oceny. Aby zapewnić zbieżność systemu zarządzania środowiskowego z aktualną działalnością organizacji przegląd zarządzania powinien być wykonywany regularnie (zwykle jest to okres roczny). Przegląd zarządzania musi być wykonany przez najwyższe kierownictwo, które posiada moc decyzyjną oraz odpowiedni dystans do zagadnień operacyjnych.

Rozporządzenie EMAS, Załącznik I-A, punkt I-A.6.

Najwyższe kierownictwo powinno przeprowadzać przegląd systemu zarządzania środowiskowego organizacji w zaplanowanych odstępach czasu w celu zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności. Przeglądem tym należy objąć ocenianie możliwości doskonalenia i potrzebę zmian w systemie zarządzania środowiskowego, łącznie z polityką środowiskową oraz celami i zadaniami środowiskowymi. Należy zachowywać zapisy z przeglądu zarządzania.

Dane wejściowe do przeglądu zarządzania powinny obejmować:

a) wyniki audytów wewnętrznych i ocen zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi wymaganiami, do których spełnienia organizacja się zobowiązała,

b) komunikację z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi, w tym skargi,

c) efekty działalności środowiskowej organizacji,

d) stopień osiągnięcia celów i zadań,

e) status działań korygujących i zapobiegawczych,

f) działania podjęte w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania,

g) zmieniające się okoliczności, w tym zmiany wymagań prawnych i innych, związanych jej aspektami środowiskowymi oraz

h) zalecanie dotyczące doskonalenia.

Dane wyjściowe z przeglądu zarządzania powinny obejmować wszelkie decyzje i działania związane z możliwymi zmianami polityki środowiskowej, celów i zadań oraz innych elementów systemu zarządzania środowiskowego, zgodnie ze zobowiązaniem do ciągłego doskonalenia.

Spełnienie wymagania

Rozporządzenie EMAS nie określa, w jaki sposób powinien być przeprowadzony przegląd zarządzania. Z zakresu zadań przedstawiciela kierownictwa (patrz lekcja 5.8.) wynika, że powinien on przedstawić najwyższemu kierownictwu sprawozdanie będące podstawą do przeprowadzenia przeglądu.

W celu wykonania przeglądu kierownictwa należy wykonać dwa następujące zadania:

zebrać stosowne informacje (przedstawiciel kierownictwa),
przeprowadzić ocenę systemu zarządzania środowiskowego, z uwzględnieniem potrzeb wprowadzenia zmian do polityki, celów i zadań oraz innych elementów systemu (najwyższe kierownictwo).

Najczęściej przegląd zarządzania przyjmuje formę spotkania, w trakcie którego przedstawiciel referuje przygotowane wcześniej sprawozdanie i odpowiada na pytania kierownictwa.

Przegląd zarządzania powinien obejmować następujące zagadnienia:

zakres, w jakim zrealizowano cele i zadania,
komunikację ze stronami zewnętrznymi,
efekty działania systemu zarządzania środowiskowego,
wyniki audytów wewnętrznych oraz ocenę zgodności z przepisami prawa,
stan działań korygujących i zapobiegawczych,
status działań wynikających z poprzednich przeglądów zarządzania,
zmieniające się okoliczności, w tym zmiany wymagań prawnych i innych związanych z aspektami środowiskowymi,
uczestnictwo pracowników w funkcjonowaniu systemu zarządzania środowiskowego,
uwagi i sugestie pracowników,
działania i zasoby konieczne do realizacji podjętych ustaleń.

W ramach przeglądu, najwyższe kierownictwo ocenia, czy zaistniały przesłanki do wprowadzenia zmian w polityce środowiskowej, celach i zadaniach i innych elementach SZŚ, a także ocenia z własnej perspektywy skuteczność SZŚ. Przegląd zarządzania stanowi zamkniecie cyklu ciągłego doskonalenia, dlatego przedstawiciel kierownictwa powinien zapewnić, że przed przeglądem dokonane zostaną inne okresowe oceny, np. identyfikacja i ocena aspektów środowiskowych, ocena zgodności i audyty wewnętrzne. Ich wyniki stanowią ważną część danych wejściowych do przeglądu.

Uwaga: Rozporządzenie EMAS wymaga, aby w trakcie pierwszej weryfikacji organizacja przedstawiła dowody na przeprowadzenie przynajmniej jednego przeglądu zarządzania

Rozporządzenie EMAS nie określa częstotliwości, z jaką powinny odbywać się przeglądy. Mając na względzie częstotliwości, z jakimi odbywają się audyty wewnętrzne oraz aktualizacja deklaracji środowiskowej, wydaje się, że przeprowadzanie ich rzadziej niż raz do roku nie zapewni wystarczającej skuteczności i może świadczyć o niewystarczającym zaangażowaniu kierownictwa.

Uwaga dla małych organizacji: W małych organizacjach można połączyć ze sobą audyty wewnętrzne z przeglądami zarządzania w celu oszczędności czasu pracy personelu. Jednak nie wolno mieszać tych dwóch działań, ponieważ audyty wewnętrzne oraz przegląd zarządzania posiadają odmienne role w systemie.

Dokumentacja

Rozporządzenie EMAS nie wymaga udokumentowanej procedury dotyczącej przeglądu zarządzania.

Zapisy

Wymagane jest prowadzenie odpowiednich zapisów dotyczących przeglądów zarządzania. Zapisy te powinny między innymi zawierać: wyniki oceny systemu zarządzania, opis podjętych działań, decyzji bądź planów działania.