Lekcja 5 - Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z rozporządzeniem EMAS

5.22 Deklaracja środowiskowa

5.22.1 Opracowanie deklaracji

Rozporządzenie EMAS wymaga zastosowania dodatkowej metody komunikacji zewnętrznej – deklaracji środowiskowej. Celem deklaracji jest poinformowanie społeczeństwa i innych zainteresowanych stron o osiągnięciach i efektach działalności organizacji w zakresie ochrony środowiska. Publikowanie deklaracji stwarza również możliwość zbudowania pozytywnego wizerunku organizacji w oczach klientów, dostawców, sąsiadów, podwykonawców i pracowników. Publikowanie deklaracji jest elementem otwartego dialogu wymaganego przez Rozporządzenie EMAS.

Deklaracja środowiskowa zawiera informacje ogólne dotyczące organizacji oraz związane z ochroną środowiska. Powinna ona przedstawiać działania organizacji zmierzające do osiągnięcia ciągłej poprawy efektów działalności środowiskowej i musi być publicznie dostępna.

Deklaracja środowiskowa powinna być:

• zweryfikowana i zatwierdzona przez akredytowanego weryfikatora środowiskowego,

• opublikowana dopiero po zatwierdzeniu,

• publikowana zgodnie z cyklem audytu, to znaczy, co najmniej raz na trzy lata. Co roku organizacja powinna publikować aktualizację deklaracji.

Przed pierwszą rejestracją, organizacja jest zobowiązana do opracowania deklaracji, która powinna być zatwierdzona przez weryfikatora środowiskowego. Zatwierdzona deklaracja powinna zostać przedłożona wojewodzie a następnie udostępniona publicznie.

Opracowanie deklaracji środowiskowej może być podzielone na trzy główne fazy:

• Faza 1 – planowanie

• Faza 2 – opracowanie treści

• Faza 3 – opublikowanie

5.22.2 Planowanie

Podział zadań i odpowiedzialności

Na początku należy zdecydować, kto będzie odpowiedzialny za:

• zaplanowanie prac nad deklaracją,

• opracowanie jej treści, oraz

• koordynację prac przygotowawczych wykonywanych przez innych pracowników.

Za przygotowanie deklaracji środowiskowej oraz organizację jej dystrybucji odpowiedzialny powinien być zespół składający się z przedstawicieli z różnych działów organizacji (maksimum 5-6 osób z takich wydziałów jak BHP, ochrona środowiska, dział prawny, i inne).

Opracowanie harmonogramu działań

Przed rozpoczęciem pisania deklaracji środowiskowej należy opracować harmonogram obejmujący następujące działania:

• wybranie osoby odpowiedzialnej za sporządzenie deklaracji i powołanie grupy roboczej,

• poinformowanie pracowników o planach oraz zachęcenie do przedstawiania na piśmie lub zbierania pomysłów związanych z różnymi zagadnieniami poruszanymi w deklaracji,

• określenie zainteresowanych stron oraz zdefiniowanie zainteresowań poszczególnych grup,

• opracowanie listy ewentualnych tematów i określenie treści, którą deklaracja powinna zawierać oraz rozdzielenie odpowiedzialności za gromadzenie informacji,

• przygotowanie projektu deklaracji,

• sprawdzenie i korekta,

• druk i opublikowanie wersji końcowej,

• rozpowszechnianie deklaracji.

Przygotowanie budżetu

Należy przeanalizować koszty przygotowania treści, opracowania graficznego, druku i dystrybucji deklaracji środowiskowej. W ramach tej analizy należy uwzględnić zarówno koszt pracy osób zatrudnionych w organizacji jak i koszty zewnętrzne.

Sprawdzenie informacji już dostępnych

Należy zebrać wszystkie informacje i dane już dostępne, obejmujące:

• politykę środowiskową,

• schematy przepływu materiałów i energii,

• rejestry emisji i raporty z wypadków,

• program środowiskowy i cele środowiskowe,

• wyniki przeprowadzonych audytów.

Wybór docelowej grupy odbiorców

Zainteresowane strony wymagają różnego rodzaju informacji. Istotne jest wczesne zastanowienie się nad ich potrzebami, aby zdecydować, jakie informacje powinny zostać ujęte w deklaracji, jaką formę powinna ona przyjąć i w jaki sposób informacje powinny zostać przedstawione. Na przykład, mieszkańcy sąsiadujący z zakładem chemicznym będą bardzo zainteresowani informacjami związanymi z niebezpieczeństwem wystąpienia awarii. Z kolei najważniejszymi odbiorcami deklaracji środowiskowej producenta ubrań będą jego klienci. Dlatego więc, istotne jest ustalenie, które grupy docelowe są kluczowe dla organizacji. Organizacje mogą uznać za stosowne opublikowanie deklaracji środowiskowych specjalnie opracowanych dla poszczególnych zainteresowanych stron.

Należy wziąć pod uwagę poniżej przedstawione grupy zainteresowanych stron:

Administracja – organy administracji posiadają fragmentaryczne informacje na temat oddziałania organizacji na środowisko, które wynikają z pozwoleń, które wydają. Dzięki deklaracji środowiskowej stanowiącej przegląd działań, osiągnięć i efektów działania środowiskowego organizacji będzie im łatwiej zrozumieć problemy środowiskowe, przed jakimi staje organizacja.

Klienci i dostawcy - klienci i dostawcy stanowią bardzo wpływową grupę docelową. Należy pamiętać, że z czasem klienci mogą wypracować swoją własną środowiskową politykę zakupów. Dostarczenie wiarygodnych informacji na temat produktów, procesów oraz społecznego zachowania się organizacji może być decydującym czynnikiem przy składaniu zamówień.

Pracownicy - wiele organizacji postrzega swoich własnych pracowników jako ważną grupę odbiorców deklaracji środowiskowej. Przejrzyste przedstawienie obecnej sytuacji środowiskowej, zadań i planowanych działań jest szczególnie istotne, jeżeli chce się zaangażować pracowników w proces doskonalenia. Do własnych pracowników można dotrzeć w różny sposób:

• przedstawiając to, co zostało już osiągnięte i wykorzystując osiągnięte sukcesy do zachęcania do większego zaangażowania,

• podając informacje na temat istniejących problemów, takich jak sytuacja środowiskowa i warunki pracy; zadając pytania zachęcające do wniesienia własnego wkładu i propozycji ewentualnych rozwiązań,

• informując o przykładowych działaniach poszczególnych pracowników,

• zwracając uwagę na wyniki prac różnych zespołów roboczych, jeżeli ich działania środowiskowe są istotne dla organizacji.

Sąsiedzi oraz społeczność lokalna - sąsiedzi oraz społeczność lokalna są zazwyczaj świadomi wielu działań organizacji, np. zauważają wzmożony ruch samochodów na styku zmian roboczych. Jednak oprócz widocznych uciążliwości związanych z działalnością organizacji są również takie, które są niewidoczne, np. niebezpieczeństwo wypadków związanych ze składowaniem niebezpiecznych substancji i towarów. Sąsiedzi oraz społeczność lokalna są najczęściej zainteresowani informacjami dotyczącymi poziomów emisji i zagrożenia wypadkami. Budowanie zaufania wśród społeczności lokalnej może być korzystne przy ubieganiu się o kolejne pozwolenia.

Instytucje finansowe / inwestorzy - coraz większa grupa inwestorów, banków oraz towarzystw ubezpieczeniowych wykazuje zainteresowanie strategią środowiskową oraz środowiskowymi działaniami organizacji. Pełne i uczciwe oświadczenie dotyczące zgodności z prawem, zależności pomiędzy informacjami środowiskowymi a finansowymi oraz zarządzania bezpieczeństwem, itp. pozwala udziałowcom, bankom i towarzystwom ubezpieczeniowym nabrać zaufania do organizacji.

Media – ważne jest, aby być postrzeganym przez media w sposób pozytywny. Deklaracja środowiskowa, będąca źródłem informacji w zakresie ochrony środowiska, powinna kreować pozytywny, ale wiarygodny wizerunek organizacji,

Inne zainteresowane strony - jest wiele innych zainteresowanych stron, które powinny być uwzględnione w procesie opracowywania deklaracji środowiskowej np. stowarzyszenia środowiskowe, konsumenckie lub biznesowe, jak również pozarządowe organizacje ekologiczne, które są często zainteresowane efektami działalności środowiskowej organizacji.

5.22.3 Opracowanie zawartości deklaracji środowiskowej

Elementy podstawowe

Ponieważ deklaracja środowiskowa jest dokumentem publicznie dostępnym, powinna być ona napisana jasno i zwięźle. Deklaracje środowiskowe nie muszą być długimi dokumentami. Krótka, dobrze przedstawiona deklaracja również może przekazać czytelnikowi wszystkie informacje.

Rozpoczynając proces opracowywania deklaracji środowiskowej, organizacje powinny uwzględnić fakt, że informacje zawarte w deklaracji powinny być zgodnie z punktem 3.5. Załącznika III do Rozporządzenia EMAS:

• dokładne i nie wprowadzające w błąd,

• uzasadnione i możliwe do sprawdzenia,

• właściwe i stosowane we właściwym kontekście lub okolicznościach,

• reprezentatywne dla ogólnej działalności środowiskowej organizacji,

• nie dające podstaw do mylnej interpretacji,

• znaczące w stosunku do ogólnego wpływu wywieranego na środowisko naturalne i odniesione do ostatniej deklaracji środowiskowej organizacji, na której zostały oparte.

Opracowanie zawartości

Punkt 3.2. Załącznika III do Rozporządzenia EMAS wymaga, aby deklaracja środowiskowa zawierała jako minimum następujące elementy:

• wyraźny i jednoznaczny opis organizacji rejestrującej się w ramach EMAS oraz podsumowanie jej działań, produktów i usług jak również jej związków z jakąkolwiek organizacją macierzystą, jeżeli taka istnieje,

• politykę środowiskową oraz krótki opis systemu zarządzania środowiskowego organizacji,

• opis wszystkich znaczących pośrednich i bezpośrednich aspektów środowiskowych, które wywołują istotne skutki środowiskowe w działaniu organizacji oraz wyjaśnienie charakteru tych skutków związanych z aspektami środowiskowymi,

• opis środowiskowych zadań i celów w nawiązaniu do znaczących aspektów i skutków środowiskowych,

• podsumowanie dostępnych danych na temat działania organizacji na tle jej celów i zadań środowiskowych w stosunku do wywieranych przez nią istotnych środowiskowych skutków,

• inne czynniki dotyczące działalności środowiskowej, łącznie z działalnością na tle regulacji prawnych w stosunku do istotnych środowiskowych skutków,

• nazwę oraz numer akredytacyjny weryfikatora środowiskowego oraz datę zatwierdzenia.

Komisja Europejska opublikowała Wytyczne w sprawie deklaracji środowiskowej EMAS, które podają szczegółowe wskazówki na temat tego, w jaki sposób należy opracowywać deklaracją środowiskową.

Rozporządzenie EMAS dopuszcza opracowanie jednej deklaracji środowiskowej dla całej korporacji, obejmującej różne lokalizacje geograficzne. W takim przypadku należy pamiętać o zachowaniu zasady odpowiedzialności lokalnej oraz publicznej, która mówi, że znaczące wpływy na środowisko każdego obiektu powinny być wyraźnie zidentyfikowane i przedstawione we wspólnej deklaracji środowiskowej.

Aby zapewnić, że informacje środowiskowe będą zrozumiałe, a także przedstawić efekty działalności środowiskowej na przestrzeni czasu (zużycie surowców, poziom emisji, tworzenie odpadów itp.), zaleca się stosowanie tabel, wykresów, schematów technologicznych i innych elementów wizualizacyjnych.

Bardzo istotną częścią przygotowania deklaracji środowiskowej są zestawienia danych, które umożliwiają przegląd efektów działań środowiskowych organizacji na tle jej celów i zadań odnoszących się do istotnych aspektów środowiskowych. Zestawienia te mogą zawierać informacje dotyczące wielkości zanieczyszczeń, ilości wytwarzanych odpadów, poziomów zużycia surowców, energii i wody czy poziomu hałasu. Dane powinny umożliwić porównanie ze sobą poszczególnych lat i w ten sposób umożliwić sumaryczną ocenę efektów działań środowiskowych organizacji. Dlatego też, zaleca się stosowanie tego samego zestawu wskaźników w kolejnych deklaracjach środowiskowych.

Rozporządzenie EMAS nie podaje struktury deklaracji środowiskowej ani porządku, w jakim wymienione zagadnienia powinny być przedstawione. Każda organizacja musi sama podjąć decyzję o strukturze deklaracji środowiskowej i sposobie prezentacji informacji. Opracowując deklarację środowiskową, można zastosować poniższą strukturę i przedstawić następujące zagadnienia:

Przykładowa struktura i treść deklaracji środowiskowej

1. Informacje ogólne – nazwa organizacji, lokalizacja, wielkość zatrudniania, prowadzone procesy, produkty i usługi.
2. Polityka środowiskowa
   1. Treść polityki środowiskowej
   2. Słowo wstępne ze strony kierownictwa – zwiększy wiarygodność deklaracji. Wstęp powinien odnosić się do polityki środowiskowej, kluczowych elementów systemu zarządzania środowiskowego oraz podsumowywać główne zadania stojące przed organizacją. Warto również we wstępie wspomnieć o wyróżnieniach i nagrodach środowiskowych, jeżeli organizacja takie otrzymała.
   3. Historia działań związanych z ochroną środowiska – zaprezentowanie już przeprowadzonych działań na rzecz środowiska.
3. Cele i program środowiskowy – przedstawienie celów i zadań środowiskowych przyjętych przez organizację. Cele i zadania powinny być wyrażone ilościowo tam gdzie jest to możliwe. Aby zwiększyć wiarygodność deklaracji powinna ona zawierać również program środowiskowy ukazujący priorytety nadane celom środowiskowym oraz terminy osiągnięcia poszczególnych celów.
4. System zarządzania środowiskowego
   1. Opis systemu zarządzania środowiskowego
   2. Struktura organizacyjna i podział odpowiedzialności w zakresie systemu zarządzania środowiskowego – służy lepszemu zrozumieniu podziału obowiązków w ramach systemu zarządzania środowiskowego przez zainteresowane strony oraz pracowników.
5. Najważniejsze zagadnienia środowiskowe
   1. Znaczące aspekty środowiskowe oraz związane z nimi wpływy na środowisko – informacje te należy przedstawić w odniesieniu do prowadzonych procesów, wyrobów i usług. Zaleca się stosowanie różnego rodzaju schematów, np. schematów procesu z naniesionymi aspektami środowiskowymi.
   2. Zakres gromadzenia danych oraz kryteria oceny – przedstawienie obszaru, do którego prezentowane dane się odnoszą oraz określenie metody zbierania prezentowanych danych (dane z pomiarów czy szacunkowe).
6. Środowiskowa ocena obiektu i produkcji – szczegółowy opis wpływu na środowisko
   1. Zużycie surowców – ilości zużywanych surowców, materiałów pomocniczych oraz eksploatacyjnych. Można również podać procentowy udział surowców odnawialnych i nieodnawialnych oraz zużycie materiałów niebezpiecznych.
   2. Zużycie energii – rodzaje oraz ilości zużywanej energii, obszary zużycia (procesy produkcyjne, ogrzewanie, oświetlenie itp.)
   3. Zużycie wody – rodzaje oraz ilości zużywanej wody oraz najważniejsze obszary zużycia.
   4. Budynki, maszyny, grunt – informacje dotyczące skażenia gruntu, izolacji cieplnej budynków, wprowadzania nowych rozwiązań technologicznych.
   5. Odpady – rodzaje i ilości wytwarzanych odpadów, obszary, w których wytwarzane są odpady, sposoby zagospodarowywania odpadów oraz sposoby minimalizacji odpadów.
   6. Emisje do atmosfery, hałas i uciążliwe zapachy – rodzaje i wielkości emisji do powietrza, emisja hałasu oraz uciążliwych zapachów.
   7. Ścieki – ilości i rodzaje wytwarzanych ścieków, sposoby ich odprowadzania, dane dotyczące obciążenia dla środowiska.
   8. Awarie i zapobieganie awariom – informacje dotyczące awarii, które miały miejsce, przyczyny awarii oraz działania podjęte w celu usunięcia skutków awarii. Zaleca się również przedstawienie wniosków wyciągniętych z awarii i działania mające na celu zapobieganie awariom.
   9. Transport – rodzaje wykorzystywanego transportu oraz zużycia i emisje z nimi związane.
   10. Inne istotne zagadnienia środowiskowe – ochrona przyrody, fauny, flory itp.

   Uwaga: Zaleca się, aby informacje dotyczące zużycia lub wielkości emisji przedstawiane były za pomocą wskaźników, np. zużycie energii elektrycznej na jednostkę produkcji

7. Cechy środowiskowe produktów i usług
   1. Produkty i usługi – proporcje wykorzystywanych materiałów oraz ich oddziaływanie na środowisko, kryteria środowiskowe produktów i usług, informacje o etykietach środowiskowych, jeżeli produkty takie posiadają.
   2. Cykl życia produktu – czas życia produktu, charakterystyka jego użytkowania, sposoby utylizacji po zakończeniu eksploatacji (system zwrotów, recykling).
   3. Rozwój produktów i usług – zakres kryteriów środowiskowych uwzględniany w pracach badawczo-rozwojowych.
8. Wpływ wprowadzenia systemu zarządzania środowiskowego na zyski i konkurencyjność – przedstawienie analizy kosztów i korzyści związanych z wprowadzeniem systemu, informacje dotyczące zysków związanych z wprowadzeniem produktów przyjaznych środowisku a także przyczyn ewentualnych niepowodzeń.
9. Komunikowanie się z grupami docelowymi – przedstawienie opinii pracowników, partnerów biznesowych oraz innych zainteresowanych stron na temat działań środowiskowych. Zwrócenie się z prośbą o przekazanie uwag, opinii zapytań. Należy również podać dane osób do kontaktów.
10. Wnioski, różne – oświadczenie weryfikatora środowiskowego, termin publikacji następnej deklaracji, słowniczek pojęć technicznych.

5.22.4 Publikacja i dalsze działania

Publikowanie i rozpowszechnienie

Już na etapie planowania, warto zastanowić się nad sposobami publikowania i rozpowszechniania deklaracji oraz możliwościami efektywnego jej wykorzystania do prowadzenia dialogu i współpracy z grupami odbiorców.

Uwaga: Jeżeli organizacja zdecyduje się opublikować deklarację przed uzyskaniem pełnej rejestracji, nie może jej oznaczać logo EMAS, nawet jeśli została ona zatwierdzona przez akredytowanego weryfikatora.

Podczas przygotowywania się do publikacji deklaracji środowiskowej, należy pamiętać o następujących sprawach:

• W jaki sposób określone grupy docelowe otrzymają deklarację?

• Kto jest odpowiedzialny za publikowanie oraz rozpowszechnianie deklaracji?

• Ile egzemplarzy należy wydrukować?

• Kto jest odpowiedzialny za odpowiadanie na pytania związane z deklaracją środowiskową i ile czasu może poświęcić na to zadanie?

Należy również rozważyć w jaki sposób informacje mogą być najlepiej dopasowane do grup docelowych – czy w jednym dokumencie, czy w wyciągach z zatwierdzonej deklaracji. Podczas przygotowywania wyciągów należy pamiętać, że zgodnie z punktem 3.5. Załącznika III do Rozporządzenia EMAS, informacje zawarte w wyciągach z deklaracji muszą spełniać te same wymagania co informacje zawarte w deklaracji środowiskowej oraz muszą zostać zatwierdzone przez weryfikatora środowiskowego.

Można wykorzystać następujące kanały dystrybucji drukowanej wersji deklaracji:

• prezentacja i dystrybucja na spotkaniach personelu i na konferencjach prasowych,

• rozsyłanie pocztą do klientów, dostawców, stowarzyszeń sektorowych, izb handlowych, mieszkańców, władz, itp.,

• dystrybucja na targach,

• dystrybucja poprzez przedstawicieli handlowych lub poprzez kontakty biznesowe,

• wykładanie deklaracji w punktach sprzedaży i budynkach użyteczności publicznej,

• prezentacja i dystrybucja w trakcie lokalnych lub regionalnych dyskusji na tematy ochrony środowiska z przedstawicielami władz, mieszkańcami, sąsiadującymi przedsiębiorstwami itp.,

• wysyłka pocztą do mieszkańców i władz.

Rozporządzenie EMAS wymaga, żeby deklaracja środowiskowa została udostępniona w formie wydrukowanej. Jednakże zachęca się organizacje do wykorzystywania wszelkich dostępnych metod publicznego udostępnienia deklaracji środowiskowej. Na przykład, dokumenty w formie elektronicznej, witryny internetowe, stanowią efektywne kosztowo sposoby udostępniania informacji dla dużej liczby odbiorców.

Pozyskiwanie opinii zainteresowanych stron i aktualizacja deklaracji

Organizacje muszą przygotowywać i zatwierdzać uaktualnioną i wydrukowaną wersję deklaracji środowiskowej co trzy lata. Ponadto, organizacja musi corocznie uaktualniać wszelkie zmiany informacji zawartych w deklaracji. Uaktualnione informacje również muszą być zatwierdzone przez weryfikatora. Aby zapewnić, że deklaracja środowiskowa zawiera informacje odpowiednie dla grup docelowych ważne jest, aby przyjmować i uwzględniać reakcje zwrotne (zapytania, sugestie poprawy, krytyki), które organizacja otrzymuje jako odpowiedź na deklarację.