Lekcja 5 - Wdrażanie systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z rozporządzeniem EMAS

5.6 Aktualizacja informacji o wymaganiach prawnych i innych

Informacje dotyczące wymagań prawnych i innych, których spełnianie jest obowiązkiem organizacji muszą być stale aktualizowane.

Wymaganie

Spełnienie tego wymagania polega na opracowaniu procedury identyfikowania wymagań prawnych oraz sposobu wykorzystania informacji o tych wymaganiach w funkcjonowaniu SZŚ.

Przedmiotem procedury powinno być ustalenie sposobu:

• identyfikowania obwiązujących oraz nowych wymagań prawnych i innych w obszarze ochrony środowiska,

• uzyskiwania i aktualizacji wszelkich dokumentów regulujących stan formalno-prawny obowiązujący organizację.

Procedura powinna obejmować następujące punkty określające:

• zakres odpowiedzialności dotyczący monitorowania wymagań prawnych (wytypowanie konkretnych pracowników/stanowisk, którzy będą odpowiedzialni za identyfikowanie wymagań),

• sposób (wraz z przypisaniem odpowiedzialności) aktualizacji i rejestrowania wymagań prawnych,

• sposób, w jaki odpowiednie osoby będą zdobywać istotne informacje dotyczące dokumentów prawnych i innych regulacji (dostęp do wymagań ustawowych, prenumerata wydawnictw, dostęp do mediów, szkolenia, itp.),

• zakres wymagań prawnych i innych obowiązujących organizację,

• sposób oceny i analizy zidentyfikowanych wymagań prawnych,

• sposób, w jaki wymagania prawne będą odnoszone do aspektów środowiskowych,

• sposób dostępu do odpowiednich wymagań i przepisów oraz sposób ich dystrybucji do konkretnych komórek organizacyjnych.

Stworzenie odpowiedniej procedury oraz ewentualnego rejestru wymagań prawnych musi być początkiem procesu aktualizacji i weryfikacji wymagań prawnych i innych. Wypracowana procedura powinna zapewniać dostęp do przepisów prawnych obowiązujących organizację oraz umożliwiać w sposób ciągły śledzić zmiany w prawie. Procedura powinna także uwzględniać potrzebę dostosowania działań organizacji do zmian w prawie.

Podsumowując, organizacja powinna:

• zapewnić odpowiedni poziom szczegółowości identyfikacji wymagań, który będzie pozwalał na skuteczne uwzględnienie tych wymagań w innych obszarach systemowych oraz umożliwi wiarygodną ocenę zgodności z tymi wymaganiami,

• zapewnić, aby wymagania prawne i inne wynikające z przepisów, pozwoleń itp., poddawane były stałemu nadzorowi, uwzględniając zmiany związane z nowymi lub zmodyfikowanymi wymaganiami oraz zmianami dotyczącymi funkcjonowania organizacji,

• zapewnić, że proces identyfikacji wymagań objął wszystkie wymagania prawne w odniesieniu do każdego aspektu.

W przypadku problemów z oceną lub analizą zidentyfikowanego wymagania prawnego można zwrócić się z prośbą do właściwego organu administracji o interpretację.

Dokumentacja

Nie ma obowiązku dokumentowania procedury identyfikacji wymagań prawnych. Weryfikator będzie sprawdzał znajomość obowiązków wynikających z wymagań prawnych i innych. Dopiero kiedy uzna, że jest ona niewystarczająca, może uznać udokumentowanie procedury za właściwe działanie korygujące.

Zapisy

Z wymagania nie wynika jednoznacznie obowiązek prowadzenia zapisów dotyczących zidentyfikowanych wymagań prawnych i innych. Jednak uwzględniając mnogość przepisów trudno sobie wyobrazić skuteczne zarządzanie ta informacją bez prowadzenia jakichkolwiek zapisów. Dobrą praktyką jest stosowanie zapisów z procesu identyfikacji i aktualizacji wymagań prawnych w postaci rejestru wymagań prawnych lub w postaci tabeli/formularza przedstawionego poniżej.

W przedstawionym przykładzie identyfikowane są nie tylko tytuły aktów prawnych, ale również konkretne wymagania wynikające z tych aktów. Takie podejście będzie pomocne w budowie innych elementów SZŚ, np. procedur operacyjnych i oceny zgodności. Wykaz tytułów aktów prawnych jest nierzadko akceptowany przez audytorów/weryfikatorów, ale z punktu widzenia skuteczności działania systemu bywa niewystarczający.