EMAS

Sukces i efektywność wdrożenia oraz działania systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z Rozporządzeniem EMAS wymagają jednoznacznego określenia ról i wyznaczenia spośród wszystkich pracowników osób odpowiedzialnych za konkretne działania. Fundamentem organizacyjnym systemu zarządzania środowiskowego (SZŚ) jest określenie i zapewnienie niezbędnych zasobów w tym: zasobów ludzkich, czasu, finansów oraz technologii. Już we wczesnym stadium wdrażania systemu należy jasno sprecyzować odpowiedzialność poszczególnych pracowników, którzy będą „zarządzać” systemem. Struktura ta powinna być wykorzystywana podczas tworzenia dokumentacji systemowej i określaniu sposobu postępowania odnośnie spełniania poszczególnych wymagań Rozporządzenia EMAS. Przejrzysta struktura organizacyjna ułatwi w kolejnych etapach wdrażania systemu przypisanie konkretnych zadań i działań w ramach systemu.

Wymaganie

Rozporządzenie EMAS, Załącznik I-A, punkt I-A.4.1.

Kierownictwo powinno zapewnić dostępność zasobów niezbędnych do ustanowienia, wdrożenia, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania środowiskowego. Zasoby te obejmują zasoby ludzkie i specjalistyczne umiejętności, infrastrukturę organizacyjną, technologię i zasoby finansowe.

W celu umożliwienia skutecznego zarządzania środowiskowego, role, odpowiedzialność i uprawnienia należy określić, udokumentować i zakomunikować.

Najwyższe kierownictwo organizacji powinno wyznaczyć specjalnego(-ych) przedstawiciela(-li) kierownictwa, który(-rzy) niezależnie od innych odpowiedzialności, powinien (powinni) mieć określone zadania, zakres odpowiedzialności i uprawnienia w celu:
a) zapewnienia, że system zarządzania środowiskowego jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z wymaganiami niniejszej normy międzynarodowej,
b) przedstawienia najwyższemu kierownictwu sprawozdań z wyników funkcjonowania systemu zarządzania środowiskowego w celu dokonania przeglądu, łącznie z zaleceniami dotyczącymi doskonalenia.

Spełnienie wymagania

Wymaganie to ma na celu zapewnienie, że istnieje struktura organizacyjna, w której są kompetentni ludzie mający dostęp do zasobów (finansowych, osobowych, itp.), którzy są w stanie wypełnić konkretne role w ramach SZŚ.

Przykład: Ustawa Prawo ochrony środowiska zawiera ogólne wymagania praktycznie zbieżne z wymaganiami normy ISO 14001:

„ (…) Art. 140. 1. Podmiot korzystający ze środowiska jest obowiązany zapewnić przestrzeganie wymagań ochrony środowiska, w szczególności przez:

1) odpowiednią organizację pracy,

2) powierzanie funkcji związanych z zapewnieniem ochrony środowiska osobom posiadającym odpowiednie kwalifikacje zawodowe,

3) zapoznanie pracowników, których zakres czynności wiąże się z kwestiami ochrony środowiska, z wymaganiami w tym zakresie, gdy nie jest konieczne odpowiednie przygotowanie zawodowe w tym zakresie,

4) podejmowanie działań w celu wyeliminowania lub ograniczenia szkód w środowisku wynikających z nieprzestrzegania wymagań ochrony środowiska przez pracowników, a także podejmowanie właściwych środków w celu wyeliminowania takich przypadków w przyszłości.

2. Pracownicy są obowiązani postępować w sposób zapewniający ochronę środowiska.”

Przykłady różnych funkcji zawodowych związanych z odpowiedzialnością za środowisko:

Zakres odpowiedzialności	Osoba odpowiedzialna
Całkowita odpowiedzialność za obiekt	Dyrektor zarządzający
Prace administracyjne dotyczące środowiska (raporty, wnioski, kontakty z władzami)	Funkcję kierowniczą pełni kierownik ds. ochrony środowiska, zadania codzienne realizowane są przez inżyniera ochrony środowiska
Wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego (SZŚ)	Kierownik ds. ochrony środowiska
Konserwacja urządzeń	Główny inżynier
Ochrona przeciwpożarowa, bezpieczeństwo energetyczne, bezpieczeństwo gazowe, podnoszenie i transport, kontenery pod ciśnieniem, monitoring	Inspektor BHP

Wdrażając system zarządzania środowiskowego najwyższe kierownictwo powinno powołać specjalnego przedstawiciela (zwanego często pełnomocnikiem) kierownictwa do spraw systemu zarządzania środowiskowego, o czym wspomniano także w opisie Kroku 2. wdrażania SZŚ. Powołana osoba będzie reprezentować kierownictwo organizacji we wszystkich sprawach związanych z systemem i będzie łącznikiem między zespołem wdrażającym system (a w późniejszym okresie z zespołem prowadzącym SZŚ) a kierownictwem.

Można rozważyć kilka możliwości powołania przedstawiciela kierownictwa, biorąc pod uwagę strukturę organizacyjną:

scentralizowanie odpowiedzialności: powołanie na przedstawiciela jednego z członków najwyższego kierownictwa, osoba ta będzie pełniła funkcje przedstawiciela zespołu wdrażającego, a także będzie kierownikiem tego zespołu,
rozdzielenie odpowiedzialności: powołanie na przedstawiciela członka najwyższego kierownictwa, ale funkcja kierownika zespołu wdrażającego zostanie przeniesiona na kierownika działu ochrony środowiska lub też głównego specjalistę,
przeniesienie odpowiedzialności na niższy szczebel kierowniczy: powołanie na przedstawiciela kierownika działu ochrony środowiska lub wydziału, pod który podlega ochrona środowiska i przeniesienie funkcji kierownika zespołu na specjalistę.

Jak widać kombinacji organizacyjnych jest wiele i zależy ona od specyficznych uwarunkowań w danej organizacji. Należy przy tym zaznaczyć, że powołanie na pełnomocnika osoby z najwyższego kierownictwa może mieć pozytywny wpływ na prace zespołu wdrożeniowego oraz na późniejsze sprawne funkcjonowanie systemu, poprzez fakt posiadania odpowiedniej mocy decyzyjnej.

Uwaga dla małych organizacji: Alternatywnym rozwiązaniem stosowanym przez mniejsze organizacje jest zatrudnienie osoby z zewnątrz. Przeniesienie odpowiedzialności pełnomocnika na konsultanta zewnętrznego nie koliduje ze strukturą organizacyjną oraz zakresem zadań i obowiązków pracowników. Z drugiej strony, także w małych organizacjach, logiczne może się wydawać przejęcie obowiązków pełnomocnika systemu przez dyrektora/właściciela.

Pełnomocnik powinien zdefiniować role i zakres odpowiedzialności, a także uprawnienia poszczególnych pracowników w zakresie SZŚ. Decyzja o tym, kto zostanie powołany na pełnomocnika zależy od osób będących w dyspozycji kierownictwa organizacji. Każde rozwiązanie będzie korzystne, jeżeli osoba ta posiadają stosowne umiejętności w zakresie zarządzania, jak również wystarczający poziom wiedzy dotyczącej zagadnień związanych ze środowiskiem.

Uwaga: Dla kluczowych stanowisk związanych z SZŚ należy wskazać osoby zastępujące głównych odpowiedzialnych. Zapewni to właściwe funkcjonowanie SZŚ w przypadku nieobecności lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za dany obszar.

Dokumentacja

Rozporządzenie EMAS wymaga udokumentowania ról, zakresów obowiązków i odpowiedzialności.

Ogólne zapisy odnoszące się do generalnych i ramowych działań w ramach SZŚ nie są tutaj wystarczające. Należy określić zadania i odpowiedzialności poszczególnych osób (stanowisk) w ramach systemu i je udokumentować.

Najczęściej spotykaną formą dokumentowania są zapisy w dokumentach osobowych pracowników lub umieszczenie odpowiednich informacji w procedurach i instrukcjach. W drugim z wymienionych przypadków należy pamiętać, że brak obowiązku dokumentowania niektórych procedur nie zwalnia z obowiązku dokumentowania zakresów obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień. Zakresy te powinny być określone w sposób zapewniający, że odpowiedni pracownicy mają pełen obraz swojej roli w ramach SZŚ. Dokumentowanie ma na celu umożliwienie jednoznacznego przekazywania informacji pracownikom oraz przyjęcie stałego punktu odniesienia niezbędnego np. przy analizie przyczyn niezgodności.